Hintergrund

Die Firma Watt Deutschland GmbH hat sich im liberalisierten Strommarkt auf die Strombelieferung von Unternehmen spezialisiert. Ihre Kunden sind Industriebetriebe, Gewerbe- und Dienstleistungsunternehmen sowie Filialisten. Jeden Monat fallen mehrere Tausend Rechnungen an, die für die anschließende Rechnungsprüfung automatisch erkannt und erfasst werden sollten. Um dieses Projekt zu realisieren, wandte sich Watt an die Firma One Click Solutions.

Herausforderung

Klaus Rehm, Projektleiter bei One Click Solutions, über die Zielsetzung des Projekts: „Neben der Genauigkeit der OCR ging es uns vor allem darum, eine möglichst flexible Lösung zu entwickeln. Eine Vielzahl von Lieferanten, wie es bei der Firma Watt der Fall ist, bedeutet, dass sie viele unterschiedliche Rechnungen verarbeiten müssen. Deswegen suchten wir eine Technologie, die möglichst die unterschiedlichsten Rechnungsarten verarbeiten konnte.“

Lösung

So stieß Projektleiter Rehm bei seinen Recherchen auf die Firma ABBYY, die mit der FlexiCapture-Technologie das passende Tool für die Verarbeitung semi-strukturierter Dokumente anbietet. Mit Hilfe des Produkts FlexiCapture Studio lassen sich die unterschiedlichsten Rechnungstypen durch so genannte FlexiLayouts beschreiben. Diese Vorlagen sind so variabel, dass sie anschließend nahezu fehlerfrei von der Datenerfassungslösung FormReader oder dem Software Development Kit (SDK) FineReader Engine ausgelesen werden können.

FlexiCapture Studio gibt Systemintegratoren und Software-Entwicklern Tools, um formalisierte Beschreibungen (FlexiLayouts) für alle Arten von semi-strukturierten Formularen und Dokumenten zu erstellen, bei denen die wichtigen Datenfelder (wie z.B. Datum, Rechnungsnummer und Rechnungssumme) an unterschiedlichen Stellen auf den jeweiligen Dokumenten zu finden sind. FlexiLayouts sind flexible Formularvorlagen, die ABBYY FormReader und das SDK ABBYY FineReader Engine ermöglichen, Schlüsseldaten von Formularen und Dokumenten zu extrahieren und zu Datenbanken und Information Management Systeme zu exportieren. FlexiCapture Studio ist für Integratoren und VARs gedacht, die spezielle Lösungen zur Verarbeitung von Formularen und Dokumenten entwickeln, oder für große Unternehmen, die Datenerfassung intern durchführen möchten. Es ist ideal für die Verarbeitung von Rechnungen, Finanzberichten, Vereinbarungen, Zusammenfassungen, Lieferscheinen, Korrespondenz, Frachtbriefen und vielen weiteren semi-strukturierten Dokumenten.

One Click Solutions hat für dieses Projekt auf der Grundlage von FormReader und FlexiCapture eine eigene Anwendung entwickelt: OCR-RE (OCR-Rechnungserkennung). Die Anwendung kombiniert zwei Arbeitsschritte: zuerst werden die Rechnungen gescannt, anhand der mit FlexiCapture Studio erstellten FlexiLayouts erkannt und danach in die OCR-RE-Datenbank exportiert. Dabei wird für jede Seite einer Rechnung jeweils ein Datensatz erzeugt. Da Rechnungen im Allgemeinen aus mehrere Seiten bestehen, müssen anschließend im zweiten Teil der OCR-RE-Anwendung diese Datensätze jeweils zu einem Datensatz pro Rechnung zusammengeführt werden.

Ergebnis

Bei Watt arbeiten insgesamt drei Mitarbeiter mit der Anwendung OCR-RE. Geschäftsführer Helmut Oehler und Projektleiter Thomas Kinzl sind mit dem Erfolg des Projekts sehr zufrieden: