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Gesundheitswesen und Pharmazie / Digitale Archivierung

Detaillierte Dokumenten­erfassung im Dienste der Gesundheit

Über den Kunden

Name Boehringer Ingelheim
Hauptsitz Ingelheim am Rhein, Deutschland
Branche Pharmazie, pharmakologische Forschung
Mitarbeiter 50.000
Website
Herausforderung
  • Minimierung von Material- und Zeitaufwand bei der Archivierung von Dokumenten
  • Erstellung eines digitalen Archivs zur Beschleunigung interner Prozesse
Lösung

Die Implementierung von ABBYY Recognition Server

Ergebnis
  • ein vollkommen durchsuchbares digitales Archiv
  • Ein automatisches Archivierungssystem

Herausforderung

Boehringer Ingelheim erforscht, entwickelt, produziert und vermarktet Arzneimittel für Menschen in aller Welt. Mit 38.428 Mitarbeitern, die in 137 Gesellschaften auf allen Kontinenten beschäftigt sind, gehört Boehringer Ingelheim heute international zu den forschungsintensivsten Unternehmen.

Der Konzern hat über Jahre hinweg im Rahmen seines Dokumenten Management Systems ein Archiv für die umfangreiche Zulassungsdokumentation seiner Produkte aufgebaut. Ein großer Teil der archivierten Schriftstücke besteht aus Bildern von eingescannten Textdokumenten, die bis zu 50 Jahre alt sind. Dieser Bestand beläuft sich insgesamt auf 30 Millionen Seiten Papier. Die gezielte Suche nach Informationen in diesem Archiv gestaltete sich ausgesprochen schwierig, aufwändig und kostenintensiv, da eine Volltextsuche nicht verfügbar war. Um dieses Defizit zu beheben, suchte Boehringer Ingelheim nach einer Lösung, die den bestehenden Dokumentenbestand per Volltextsuche erschließt und neue Dokumente sofort in durchsuchbarer Form archiviert. Um die Lösung intuitiv nutzbar zu machen, ließ Boehringer Ingelheim eine Benutzeroberfläche entwickeln, die Anwendern flexible Suchoptionen bietet. Eine zentrale Rolle der neuen Lösung stellt die eigentliche Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) dar. Nur eine genaue Umwandlung der gescannten Dokumente in digitale Informationen stellt sicher, dass die gewünschten Informationen auch tatsächlich gefunden werden können. So war die Anforderung, eine leistungsstarke OCR-Lösung zu finden, die Erkennungsgenauigkeit, Stabilität, einfache Administrierung und gute Integrationsmöglichkeiten bietet.

Lösung

Nach intensiver Evaluierung der auf dem Markt verfügbaren OCR-Produkte entschied man sich für ABBYY Recognition Server. Hierbei handelt es sich um eine skalierbare, serverbasierte Dokumenterkennung, die auf der vielfach ausgezeichneten ABBYY Technologie aufbaut. Die schlüsselfertige OCR-Lösung wandelt Papierdokumente bzw. Bilddateien in Text oder durchsuchbare PDFs um. Diese können anschließend kategorisiert, archiviert, durchsucht oder an Content Management Systeme übergeben werden. Recognition Server wurde für die schnelle Verarbeitung großer Dokumentenmengen konzipiert. Die Erkennung und Umwandlung erfolgt auf dedizierten Maschinen, die Administration erfolgt zentral über den sogenannten Server Manager. Dieser verteilt automatisch alle eingehenden Dokumente auf die verfügbaren Verarbeitungsstationen und weist beispielsweise beim Ausfall einer Verarbeitungsstation deren Aufgabe einer anderen zu. Implementierung als Service stellt zudem Verfügbarkeit und universelle Nutzung sicher. Die flexiblen Schnittstellen (APIs) des Recognition Server erlaubten eine einfache und reibungslose Integration der Lösung in die bestehende IT-Infrastruktur. Die Management Konsole ermöglicht den Verantwortlichen bei Boehringer Ingelheim die zentrale Definition von Verarbeitungsparametern sowie die Verwaltung der Erkennungsstationen und damit die Festlegung von Abläufen für bestimmte Arbeitsgruppen oder Projekte.

In dem realisierten Projekt werden die Dokumente automatisch aus dem bestehenden Dokumenten Management System ausgelesen, die Erkennung durchgeführt und das Ergebnis in Form einer indexierbaren Textdatei als Rendition wieder den Originaldokumenten zugeordnet. Täglich scannen Mitarbeiter von Boehringer Ingelheim weltweit rund 10.000 Seiten neu ein, die im Erkennungsprozess bevorzugt behandelt werden. ABBYY Recognition Server stellt als zentrales Modul das eigentliche Herz der Lösung dar.

Ergebnis

Durch die leistungsstarken Schnittstellen wurde die Integration in die bereits bestehende IT-Struktur maßgeblich vereinfacht, und auch im Praxiseinsatz überzeugte ABBYY Recognition Server. Planung, Tests und Installation konnten in der geplanten Zeit budgetgerecht durchgeführt werden, im September 2007 startete der Produktivbetrieb.

Die Installation bei Boehringer Ingelheim umfasst einen ABBYY Recognition Server mit vier Verarbeitungsstationen. Der Projektplan sieht vor, dass die Dokumente des bestehenden Archivs innerhalb ca. eines Jahres komplett verarbeitet sein werden. Da alle neu eingehenden Dokumente dem System permanent hinzugefügt werden, wird Boehringer Ingelheim nach Abschluss des Projektes über ein komplett per Volltextsuche erschlossenes Archiv seiner Zulassungsdokumente verfügen.

„Ohne die Möglichkeit zur Volltextsuche sind Dokumente in einem Dokumenten Management System nur begrenzt auffindbar. Dank Recognition Server sind wir nun in der Lage, deutlich besser und schneller Informationsrecherchen durchzuführen. In der Testphase hat uns vor allem die Erkennungsgenauigkeit der ABBYY-Technologie beeindruckt. Mit dieser Lösung ist es den Mitarbeitern von Boehringer Ingelheim nun möglich, die für die Erforschung und Entwicklung neuer Medikamente benötigten Informationen wesentlich effizienter zu finden."
Dr. Dirk Ehrhard, Boehringer Ingelheim
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