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Transport / Dokumentenmanagement

Fuhrparkdienstleister HPI Fleet nutzt FlexiCapture für Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten

Über den Kunden

Name HPI Fleet
Hauptsitz München, Deutschland
Branche Transport und Logistik
Website
Herausforderung

Digitale Bearbeitung von Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Kfz-Steuerbescheiden und Formularen innerhalb des Flottenmanagementsystems FleetScape

Lösung

Digitalisierung und automatisierte Verarbeitung von Dokumenten mit ABBYY FlexiCapture

Ergebnis
  • Automatisierte Formular- und Dokumentenverarbeitung mit hoher Genauigkeit
  • reibungslose Weitergabe an das betriebseigene DMS

Mit rund 30.000 Fahrzeugen ist HPI Fleet Deutschlands Nr. 1 bei den unabhängigen Fuhrparkmanagern. Die Kunden von HPI Fleet stellen höchste Ansprüche an einen funktionierenden Fuhrpark. Der Grund: Er ist die Voraussetzung für Mobilität, Handlungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeiter. Doch gleichzeitig grübeln Kunden in wirtschaftlich schweren Zeiten über Einsparungen bei der Fahrzeugbeschaffung und den Betriebskosten nach. Keine einfache Aufgabe für HPI Fleet als Dienstleister. Mitte 2009 übernahm HPI Fleet zudem Aral FleetManagement (AFM) und gliederte es unter der eigenen Marke ein. Der Zusammenschluss wurde für die Prozessoptimierung bei der automatischen Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Kfz-Steuerbescheiden und Formularen genutzt.

Herausforderung

Bei Firmenzusammenschlüssen liegt der Fokus der Wahrnehmung natürlich vornehmlich auf den damit verbundenen Vorteilen. Was dabei oft untergeht: Bis das neue Unternehmen diese Früchte ernten kann, ist jede Menge Zusatzarbeit nötig, etwa um doppelt vorhandene Prozesse zu harmonisieren. Genauso war es auch bei der Übernahme von Aral FleetManagement (AFM) durch den Fuhrparkdienstleister HPI Fleet. Vorteile wie ein erweitertes Serviceangebot, das von der Fahrzeugbeschaffung über das Management von Finanz- und Full-Service-Leasingverträgen bis zu umfangreichen Serviceleistungen für Kauffuhrparks mit Ist-Kosten-Abrechnung reicht, konnten nicht einfach automatisch per Vertragsunterschrift übernommen werden. Im Gegenteil, HPI Fleet musste die entsprechenden Weichen für straffe Prozesse erst stellen, beispielsweise bei der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Kfz-Steuerbescheiden.
AFM hatte in der Vergangenheit natürlich bereits seine eigenen Prozesse für die digitale Erfassung von Dokumenten implementiert: Bei AFM wurden Rechnungen erst manuell kontiert und dann an die Firma Kruse zur Archivierung geschickt. HPI Fleet wollte diesen Prozess umkehren, um aus dem späten ein frühes Scannen und Archivieren zu machen. Die angestrebten Ziele von HPI Fleet: Von Beginn an sollte es eine rein digitale Bearbeitung von Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Kfz-Steuerbescheiden und Formularen innerhalb des Flottenmanagementsystems FleetScape geben. Dazu mussten sämtliche Rechnungen, Mahnungen und Belege gleich am Anfang gescannt und erfasst werden. Erst danach sollte auf Basis der digitalisierten Daten eine Weiterverarbeitung erfolgen. Doch HPI Fleet wollte den Prozess nicht nur umkehren, sondern vor allem beschleunigen. Denn durch das frühe Archivieren wird eine viel bessere Nachvollziehbarkeit der Dokumente im Prozess erreicht.
Die Anforderungen waren hoch: Pro Monat fallen über 30.000 Seiten an, die digital erfasst und archiviert werden müssen, Tendenz stark steigend. Das Auslesen der Rechnungen sollte bis in die einzelnen Positionsdaten hinein möglich sein. Dabei lautete die Devise: Je tiefergehender die Erfassung funktioniert, desto besser. Um die Budgets für Personal zu schonen, sollten auch nicht zu viele Personen in den Erfassungsprozess eingebunden werden. Beispielsweise sollten auch Batch-Jobs über Nacht möglich sein, die komplett automatisch ablaufen. Für den Scandienstleister Kruse war klar, dass hier eine statische Erkennung keine Chance auf Erfolg hatte; vielmehr war eine flexible Erkennung nötig, die so clever ist, neben Rechnungen auch andere Formulardaten wie Kfz-Steuerbescheide zu verarbeiten.

Lösung

Der Scandienstleister Kruse holte sich Tür die Aufgabe die Expertise Im Bereich Rechnungs- und Formularerkennung von EDV-Partner GmbH ein, da Kruse sofort erkannte, dass die Anforderungen von HPl Fleet nicht mit einer bereits bei Kruse vorhandenen Formularerkennungssoftware umzusetzen war. Hier bot sich ABBYY FlexiCapture 9.0 Distributed als die technisch hochwertigere und flexiblere und nicht zuletzt auch finanziell attraktivere Lösung an. EDV-Partner ist langjähriger ABBYY-Partner und kann zahlreiche erfolgreiche Projekte in diesem Bereich vorweisen. So konnten guten Gewissens die geforderten hohen Erkennungsraten beim Auslesen der Daten gewährleistet werden, ebenso war gegeben, dass eine Batchverarbeitung auch über Nacht bzw. Im Hintergrund möglich war. Die Kernanforderung war aber, dass es eine Möglichkeit zur automatisierten Übergabe an Drittsysteme geben musste, allen voran an das Flottenmanagementsystem FleetScape. Hartmut Keding, Saies Manager bei EDV-Partner weiß, dass das eine der großen Stärken von ABBYY Ist. Vor diesem Hintergrund überzeugte die ABBYY-Lösung im Vergleich zu den Lösungskonzepten anderer etablierter Hersteller und setzte sich eindeutig durch.

ABBYY FlexiCapture 9.0 Distributed ist eine Formularverarbeitungs- und Data Capture-Lösung aus dem Hause ABBYY. Sie erlaubt die Erfassung von Daten aus allen Arten von Dokumenten: strukturierten, auf einer Vorlage basierenden Formularen wie Prüfungs- und Fragebögen, semi-strukturlerten Dokumenten wie Rechnungen und Auftragsbestätigungen sowie unstrukturierten Unterlagen wie Briefen, Verträgen und anderen Volltextdokumenten. Dabei bietet das Produkt nicht nur OCR, also die Erkennung von Maschinenschrift in über 180 Sprachen, sondern auch ICR, also Handschrifterkennung, und dies in über 100 Sprachen. Die extrahierten Daten können anschließend in Datenbanken übertragen oder in anderen Business Anwendungen weiterbearbeitet werden.

Die Zeit drängte, in nur sechs Wochen sollte eine Testumgebung aufgebaut werden, die dann einen Monat später produktiv geschaltet werden sollte. Der neue Workflow sieht folgendermaßen aus: sämtliche Belege laufen erst bei HPl Fleet auf. Dort findet eine erste manuelle Sichtung der Dokumente statt. Die Unterlagen zur DigitalIsierung gehen danach zur Firma Kruse, werden eingescannt und weiterverarbeitet. ABBYY FlexiCapture 9.0 Distributed führt dabei eine Erkennung definierter Beleginformationen durch, etwa der Rechnungssumme oder fahrzeugbezogener Daten. Die Integration von FlexiCapture lief reibungslos ab. Erst wurden in wenigen Tagen die entsprechenden Templates -sogenannte Dokumentendefinitionen - für die anfallenden Dokumentvorlagen erstellt, getestet und angepasst. Etwas aufwändiger war die Integration in die Systemlandschaft von HPl Fleet, denn schließlich sollte FlexiCapture die erfassten Daten nahtlos sowohl an das Flottenmanagement als auch an das Archivierungssystem weitergeben.

„Das haben wir unter Nutzung der EDV-Partner ABBYY DataBridge geschafft. Der große Vorteil von ABBYY ist, dass FlexiCapture sehr offen für fremde Schnittstellen ist und sich an so gut wie jede Herausforderung anpassen lässt."
Hartmut Keding, Sales Manager bei EDV-Partner

Ergebnis

Unter dem Strich bleibt durch den Systemwechsel eine zukunftsfähige und effiziente Lösung für HPl Fleet stehen. Mit Kruse und EDV-Partner hat HPl Fleet auch zwei Partner im Boot, die das Projekt sehr schnell abgewickelt haben. Überzeugt ist das Team von HPl Fleet heute vor allem von der Leistungsfähigkeit der ABBYY-Lösung. Als nächster Schritt sollen die Positionsdaten selbst erkannt werden, z.B. die Information, um welchen Typ von Sommerreifen es sich auf einer Rechnung handelt, was eine noch schnellere und zielgerichtete Zuordnung der Dokumente ermöglicht.

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