Funktionen der Posteingangslösung

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms bietet neue und innovative Funktionen für die effiziente Verarbeitung der gesamten eingehenden Kundenkommunikation im Posteingang von Unternehmen. Die Lösung enthält alle Grundfunktionalitäten für Datenerfassung aus der FlexiCapture-Plattform und ist um die zukunftsweisende ABBYY-Technologie zur Klassifizierung von Multi-Topic-Dokumenten und E-Mail-Kommunikation erweitert.

 


Distributed Mailroom Capture


ABBYY FlexiCapture for Mailrooms unterstützt den Multi-Channel-Input von Dokumenten aus diversen Geräten, wie Hochleistungsscannern, Multifunktionsdruckern (MFPs), Desktopscannern und Mobilgeräten. Die Datenerfassungsmöglichkeiten decken somit alle Anforderungen der modernen Geschäftsrealität ab:

  • Zentral im Unternehmenshauptsitz (Hochleistungsscanner, Desktopscanner)
  • Über Netzwerkgeräte (Netzwerkscanner oder MFPs)
  • Remote in lokalen Niederlassungen (Web Capture)
  • Vor Ort bei Kundenterminen (Mobile Capture)
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ABBYY Distributed Capture ermöglicht die Datenerfassung direkt am ‘point of engagement’, ob zentral, dezentral oder vor Ort beim Kunden über Mobile Capture.


Erweiterte Klassifizierung


Visual Classifier

Der ABBYY FlexiCapture Visual Classifier klassifiziert Dokumente auf Basis von Layout-Strukturen und grafischen Inhaltselementen. Maschinengestützte Lern-Algorithmen helfen bei der Identifizierung von visuellen Merkmalen, die typisch für bestimmte Dokumente sind, zum Beispiel Formulare, Forderungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Beim Set-up der Posteingangsklassifizierung wird auf Trainingsmodelle und Supervised-Learning-Techniken (Überwachtes Lernen) zurückgegriffen.

ABBYYs Visual Classifier liefert schnelle und präzise Klassifizierungsergebnisse für alle Formate von Bilddokumenten sowie für strukturierte und semi-strukturierte Dokumente wie Formulare, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen.


Funktionen des Visual Classifier


Content Classifier

Die Inhaltsklassifizierung mit Hilfe des Content Classifier unterstützt die automatisierte Verarbeitung von E-Mails und anderen unstrukturierten Dokumenten. Unternehmen können so die wachsenden Mengen an Kundenkommunikation einfacher bewältigen. Informationen werden automatisch korreliert, kategorisiert und analysiert, sodass ein Unternehmen schnell auf Kundenanfragen reagieren kann. Entscheidungszyklen können maßgeblich beschleunigt werden.Organisationen erhalten zahlreiche unstrukturierte Dokumente, die nicht über den Visual Classifier analysiert und klassifiziert werden können. Verträge, Briefe oder Kunden-E-Mails werden dank der innovativen Technologien zur Inhaltsklassifizierung zuverlässig und rasch an die zuständigen Sachbearbeiter oder entsprechenden nachgelagerten Bearbeitungsprozesse weitergeleitet.

ABBYY Content Classifier zieht bei der Klassifizierung von Dokumenten deren Inhalt und Textelemente heran und vergleicht ähnliche Textmerkmale. Als statistischer Classifier basiert seine Funktionsweise auf maschinengestütztem Training und dem Hinzufügen von Know-How aus dem Geschäftsalltag durch sogenannte ‚Wissensarbeiter‘. ABBYY Content Classifier ist vollkommen sprachenunabhängig und zeichnet sich durch eine hohe Fehlertoleranz aus.


E-Mail-Klassifizierung

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms klassifiziert zuverlässig Kundenkommunikation, die das Unternehmen per E-Mail erreicht. Neben dem Inhalt der E-Mails selbst werden auch deren Anhänge (Attachments) klassifiziert, relevante Informationen werden extrahiert und zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Fachabteilungen oder unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse weitergeleitet.


(Online-) Training

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms enthält Optionen für (Online-) Training. Über maschinengestützte Lernroutinen lassen sich die Klassifizierungsergebnisse im laufenden Betrieb permanent optimieren. Dabei werden Dokumente, die mit einer hohen Erkennungsrate klassifiziert wurden, als Trainingsfälle in der Lösung hinterlegt. Jedes neue Trainingsdokument verbessert so die implementierte Klassifizierungslogik.

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Workflow und Stationen

Klicken Sie auf die Bilder um sie zu vergrößern


Dokumentenverteilung


Basierend auf den Ergebnissen der Klassifizierung und Datenextraktion wird der identifizierte ‘Geschäftsfall’ eines Dokuments oder einer E-Mail zum entsprechenden nachgelagerten Prozess für die Bearbeitung weitergeleitet. Der Workflow, der in der Posteingangslösung gestartet wird, ist durch interne Abläufe und Regeln definiert. So erhält der zuständige Sachbearbeiter die Kundenanfrage in kürzester Zeit und kann die notwendigen Arbeitsschritte durchführen oder anstoßen. Für Unternehmen bietet die Lösung daher große Potentiale für die Verkürzung der Reaktionszeit auf Kundenanfragen und somit der Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung.

 Document Routing

 

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Monitoring und Statistiken


Auswertungen

FlexiCapture for Mailrooms enthält zahlreiche Auswertungs- und Statistik-Tools. Jede eintreffende Kundenkommunikation – ob als Papierdokument, Fax oder E-Mail – wird sofort digitalisiert und bleibt jederzeit abrufbar und verfügbar. Dadurch haben Unternehmen eine optimale Kontrolle über den Eingang von Dokumenten und die darin enthaltenen Daten. Dokumente können nicht verlorengehen und Kundenkommunikation kann durch den gesamten Geschäftsprozess hindurch nachverfolgt werden.
ABBYY FlexiCapture for Mailrooms bietet verschiedene Auswertungsstufen: von der Nutzung einer Standard-Monitoring-Applikation mit grafischen Statistikauswertungen bis zu erweiterten Analysen für Unternehmens-Reportings und Business Intelligence (BI).

Standard-Monitoring

  • Webbasierte Monitoring- und Statistik-Applikation
  • Zentralisierte Reporting-Funktionen
  • Status-Monitoring und projektbezogene Business Intelligence
Standard-Monitoring


Compliance


FlexiCapture for Mailrooms hilft Unternehmen, der wachsenden Bedeutung der Rechtskonformität Rechnung zu tragen. Bessere Überprüfbarkeit von Dokumenten, eingehenden Informationen und Kundenkommunikation hilft Unternehmen bei der Überwachung ihrer Geschäftsprozesse. So kann sichergestellt werden, dass gesetzliche Richtlinien eingehalten und damit einhergehende Risiken signifikant reduziert werden.

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