Automatische Dokumentenerfassung bei der Berliner Stadtreinigung

Herausforderung

Für die Straßenreinigung werden 2.100 Mitarbeiter und 700 Fahrzeuge eingesetzt. Jeder Kraftfahrer muss für sich und sein Team nach Schichtende die erbrachten Leistungen (Einsatzort, Arbeitszeiten, Leistungskilometer, …) auf einem entsprechenden Formular dokumentieren. Mit einer Prozessoptimierung hat die Straßenreinigung den Aufwand der Massendatenerfassung (Leistungsdaten) im SAP reduziert. Um die Leistungsdatenerfassung für die Kraftfahrer zu erleichtern mussten die Tagesberichtformulare modifiziert, dabei aber gleichzeitig die Anforderungen aus der Entsorgungsfachbetriebe Verordnung (EfbV) berücksichtigt werden.

Lösung

Im Evaluierungsprozess stieß man auf die Lösung aus dem Hause ABBYY. Herr Peer Meier vom Systemintegrator Skysoft entwickelte als ABBYY-Partner gemeinsam mit der BSR ein Konzept zur Implementierung des ABBYY FormReader. Die Formularerkennungs-Software zeichnet sich durch Handschrifterkennung, Erkennung von Markierungsfeldern (OMR) und Barcodeerkennung aus. Das Programm ist leicht bedienbar und verfügt über intuitive Design-Tools.

Skysoft überzeugte die BSR zunächst mit einer ausführlichen Präsentation seines Konzepts und installierte anschließend die FormReader-Software. Bei der Effizienzanalyse über den Scanprozess zur automatischen Leistungsdatenerfassung wurden weitere betriebsspezifische Anforderungen an die ABBYY Software gestellt und implementiert. Die Modifizierungen beinhalteten den gewünschten Leistungsumfang und die erforderliche Flexibilität.

Ergebnis

Das System ist nunmehr seit Sommer 2007 bei der BSR im Einsatz. Es konnte der Aufwand bei der Datenverarbeitung reduziert werden und die Effizienz der Formularauswertung wurde erhöht. Durch die von Skysoft entwickelte Benutzer-Oberfläche ist eine einfache Handhabung der integrierten Software möglich. Der Ablauf zur Datenerfassung hat sich durch die Lösung weitestgehend automatisiert. Das Procedere ist so weit vereinfacht, dass die Tagesberichte jetzt gesammelt und stapelweise in den Scanner gelegt werden. Daraufhin werden einmal die entsprechenden Vorgänge eingegeben und der Erkennungsvorgang beginnt. Nacheinander werden die Berichte ausgelesen, woraufhin die erhobenen Datensätze an das bestehende SAP-System per Webservice übergeben werden. Die Einsatzleitung hat damit die Möglichkeit, alle Leistungsdaten der Fahrzeugeinsätze systemgestützt zu prüfen und nachzuvollziehen.