Automatisation de la comptabilité fournisseurs

Dématérialisation des factures. Réduction des coûts. Retour sur investissement rapide.

Avantages

Accroissement de la transparence et amélioration des contrôles internes

Le traitement transparent des factures entrantes joue un rôle critique dans l’entreprise : une facture – électronique ou papier – doit être numérisée dans la boîte de réception, de sorte que le département des finances ou le département comptable soit immédiatement informé de cette à payer. Les factures, qui ne sont pas directement capturées au siège social de l’entreprise, mais reçues dans les succursales ou filiales à l’étranger, doivent être généralement traitées par l’un des processus centralisés. Une solution automatisée pour le traitement des factures permet aux entreprises de surveiller le processus du département des comptes fournisseurs de sorte que les goulots d’étranglements et les problèmes soient visibles dans le workflow de traitement des factures et qu’une optimisation importante soit permise.

Les retards d’émissions de factures, dus aux collègues des autres départements et secteurs impliqués dans les processus, peuvent également être visualisés et améliorés en conséquence. De plus, l’amélioration de la transparence peut aussi assurer une importante amélioration du contrôle des processus du département des comptes fournisseurs..

Réduction des coûts et accroissement de la productivité

Les départements des finances doivent faire face au défi qui consiste à passer du rôle de centre de coûts à celui de centre de profits et doivent contribuer activement à la croissance de l’entreprise. Les processus légers et optimisés, une réduction du traitement manuel des factures ainsi qu’une diminution de la communication interne et externe sur le statut d’une facture font économiser du temps et des ressources. Le personnel des départements de comptabilité financière ou des départements comptables ne doivent plus se préoccuper de l’extraction manuelle des données afin de se concentrer sur l’optimisation ainsi que d'autres activités essentielles. L’automatisation des traitements du département des comptes fournisseurs permet au département des finances d’effectuer un plus grand nombre de tâches avec le même nombre d’employés.

De plus, l’optimisation contribue considérablement à accélérer le traitement des factures et à réduire leur temps de traitement de quelques semaines à quelques jours. Il est parfaitement possible de traiter automatiquement les factures liées aux commandes – c’est ce que l’on appelle l’« enregistrement automatisé ».

Optimisation de la qualité des données

L’extraction manuelle des données à partir de factures entraîne souvent des erreurs de saisie ou de soldes, ce qui engendre un post-traitement manuel exigeant beaucoup de temps ou – dans des cas extrêmes - des rappels de paiements ou des erreurs de paiements. Les processus manuels peuvent également provoquer un égarement ou une perte des factures dans les entreprises. Ceci provoque ainsi manifestement une réduction de la production dans de nombreux secteurs, étant donné que les collègues impliqués dans les mêmes processus doivent participer à plusieurs reprises au processus de résolution du problème. Cela engendre une augmentation des coûts pour une entreprise et peut entraîner un retard de traitement.

L’extraction automatisée des données et les workflows d’émission, basés sur le système, réduisent considérablement le niveau d’interaction manuelle, étant donné que les factures sont réexaminées afin de vérifier leur conformité dès qu’elles arrivent dans la boîte de réception, une fois numérisées. Le transfert manuel et la copie de reçus de factures sont éliminés.

Gestion des performances et du flux de trésorerie

Le département des finances, en tant que secteur stratégique dans une entreprise, est responsable de l’optimisation des fonds de trésorerie et gère de manière centralisée le flux de trésorerie de l’entreprise. C’est pourquoi il est important pour le département financier, ou le département comptable, de s’assurer que toutes les factures entrantes, et les dettes associées envers les fournisseurs, soient contrôlées et payées dans les meilleurs délais. De cette manière, il est possible d’éviter le paiement d’arriérés. De plus, des réductions de paiements anticipés sur les montants de factures peuvent être appliquées.

La solution ABBYY dédiée à l’automatisation du traitement des factures fournisseurs (dématérialisation) permet aux entreprises de fournir toutes les informations demandées, et intègre un processus de surveillance transparent, qui permet de visualiser toutes les informations de traitement de factures nécessaires pour le service comptable.

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