Archivage numérique des documents

Optimisez vos processus d’entreprise avec l’archivage numérique de documents

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Avec le temps, les documents d’entreprise importants, tels que les lettres, les contrats ou la documentation des projets, peuvent représenter un volume significatif et prendre beaucoup d'espace de stockage, précieux et couteux. De plus, la recherche manuelle de données pertinentes peut demander un nombre incalculable d’heures de travail. La solution ABBYY de capture de documents permet aux entreprises de convertir les documents imprimés en fichiers numériques, permettant un archivage numérique, une gestion efficace et un accès facile. De cette manière, les entreprises peuvent diminuer les coûts liés au stockage, limiter les heures de travails nécessaires et accélérer significativement les processus.

En numérisant toute la correspondance, tous les fichiers imprimés ou toutes les lettres faxées et en les convertissant en fichiers numériques, tels que des fichiers PDF ou PDF/A interrogeables, indexés et comprimés par MRC, l’entreprise a accès à des fichiers numériques qui gardent l’aspect des documents papier originaux. Les fichiers sont de faible taille, mais gardent une qualité visuelle élevée, les rendant compatibles avec un archivage à long terme. Ils sont lisibles sur de nombreux appareils numériques, facilement accessibles à distance et peuvent être stockés de manière centralisée dans des bibliothèques numériques, dans des archives électroniques ou dans un système de gestion des documents. Cet accès rapide aux documents d’entreprises stockés sous forme numérique (avec des droits d’accès bien définis), à partir de n’importe quel endroit, peut accélérer de manière significative les processus internes et améliorer l’efficacité d’une compagnie.

Avantages de l’utilisation de documents numérisés

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Gestion efficace de documents

Les documents numérisés et indexés peuvent être exportés vers un système de gestion de documents et automatiquement stockés dans les bibliothèques numériques pertinentes, où leur utilisation est contrôlée, documentée et gérée.

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Réutilisation facile de texte imprimé

Une fois converti en texte modifiable, le contenu imprimé peut être rectifié et réutilisé dans Microsoft® Word ou Excel®. La conversion de documents papier en formats modifiable permet d’économiser le temps dépensé pour saisir et recréer les documents.

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Trouver le bon document - rapidement et facilement

Les documents, contenant des mots-clés pertinents ou des informations adéquates dans les métadonnées, peuvent être détectés par les systèmes de recherche électronique et s’affichent en quelques secondes. Fini les recherches manuelles fastidieuses d’informations pertinentes, page par page.

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Accéder aux documents - n'importe où, n'importe quand

Les documents numériques sont accessibles dans un dépôt central à n’importe quelle heure du jour et de la nuit et peuvent être rapidement distribués par e-mail, éliminant ainsi les copies physiques ou l’envoi fastidieux de copies imprimées.

Scénarios d’utilisation

Fournisseurs de services de scan

  • Numérisez des volumes moyens à élevés de documents scannés (TIFF, JPEG) en peu de temps.
  • Enclenchez simultanément le traitement de documents et la conversion de PDF pour différents clients, sur le même serveur.
  • Produisez des documents interrogeables dans une grande variété de formats et dans plus de 190 langues en utilisant les technologies intelligentes de reconnaissance proposées par ABBYY.

Banques et assureurs

  • Conservez tous les documents pertinents en format PDF ou PDF/A pour un archivage à long terme et retrouvez-les en quelques secondes.
  • Les données relatives aux transactions peuvent être rendues transparentes et visibles grâce à des capacités puissantes d’extraction. Vous pourrez retrouver la trace de paiements, de dates, d’entreprises, de lieux et de personnes.

Cabinets et services juridiques

  • Conservez tous les documents en lien avec  chaque dossier, les contrats et les faxes en PDF interrogeables.
  • Retrouvez rapidement des documents et citations à l’aide de tags et de la recherche intelligente.
  • Trouvez facilement des éléments-clés, y compris des personnes, des lieux, des organismes, des dates et des paiements pour la recherche en ligne.

Autres organismes

  • Optimisez votre communication en numérisant la correspondance entrante telle que les faxes et les lettres.
  • Identifiez et convertissez les plans et schémas de construction pour un stockage, un partage et une mise à jour faciles.
  • Convertissez des livres, des collections de bibliothèque et des archives d’université pour les rendre accessibles au public dans le monde entier par le biais du Web.

Ce que disent nos clients

« Nous avions besoin d’une solution OCR capable de traiter une multitude de types de fichiers. La solution d’ABBYY a été comparée à notre produit OCR en place ainsi qu’à d’autres solutions concurrentes que nous n’avions pas testées auparavant. L’accessibilité, tout comme la capacité de créer des flux de travaux spécifiques aux langues, constituait une part importante de l’équation et ABBYY était clairement au-dessus du lot à cet égard. »

Alan Price,
Directeur technique du Groupe RWS

La solution avancée d’OCR d’ABBYY pour la numérisation automatisée de documents et leur conversion en PDF vous permet de convertir de larges volumes de documents d’entreprise, en fichiers électroniques adaptés à l’archivage numérique à long terme et aux systèmes de gestion des documents, de manière extrêmement rapide. La solution peut être rapidement installée au sein de votre infrastructure informatique et est capable de traiter plusieurs centaines de pages numérisées par minute (ce qui représente des millions de documents papier par mois) puis de les convertir en fichiers PDF et PDF/A interrogeables.

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Expériences clients

AOK

AOK, le plus grand assureur en santé publique d’Allemagne, utilise ABBYY Recognition Server pour numériser les documents de son département juridique en améliorant la gestion des cas.

FrankenRaster

Le prestataire de services allemand spécialisé dans la dématérialisation d’archives, FrankenRaster, numérise 6,2 millions de documents.

Boehringer Ingelheim

Le groupe pharmaceutique Boehringer Ingelheim dématérialise chaque jour 10 000 pages de document et rende ses archives comptent au total 30 millions de pages interrogeables.

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