Digitale Archivierung und Records Management

Digitale Archivierung und
Records Management

Dokumente automatisch digitalisieren

Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit digital archivierten Dokumenten

Mit der Zeit erreichen Geschäftsdokumente, wie Briefe, Verträge oder Projektdokumentationen, beträchtliche Volumen und beanspruchen wertvollen und teuren Lagerraum. Die manuelle Suche nach relevanten Daten kostet zudem sehr viel Mitarbeiterzeit. Um die Kosten für Lagerräume zu sparen, die verwendete Arbeitszeit zu reduzieren und die Geschäftsprozesse signifikant zu beschleunigen, konvertieren viele Organisationen gedruckte Geschäftsunterlagen in digitale Dokumente, die elektronisch archiviert, effizient verwaltet und leicht abgerufen werden können.

ABBYYs Lösung für die digitale Erfassung von Dokumenten in Papierform und deren automatische Konvertierung in durchsuchbare digitale Dateien hilft Unternehmen, schnell und effizient große Mengen von Papierdokumenten zu digitalisieren. Diese stehen dann für eine spätere elektronische Langzeitspeicherung und Records-Management-Prozesse zur Verfügung. Durch das Scannen aller Korrespondenzen, gedruckter Kopien oder Faxe und deren Umwandlung in digitale Dokumente erhält das Unternehmen elektronische Dateien, die wie die Originale aussehen, zum Beispiel in Form von MRC-komprimierten, durchsuchbaren und indexierten PDF- oder PDF/A-Dateien.

Diese Dateien sind durch ihre geringe Größe und hohe visuelle Qualität für die Langzeitarchivierung optimal geeignet. Sie können zentral in digitalen Bibliotheken, elektronischen Archiven oder in Dokumenten-Management-Systemen archiviert werden, lassen sich auf verschiedenen elektronischen Geräten leicht darstellen und können von jedem Ort aus einfach abgerufen werden. Dieser schnelle und ortsunabhängige Zugriff auf digital gelagerte Geschäftsdokumente (mit definierten Zugriffsrechten) kann interne Prozesse signifikant beschleunigen und die Effizienz jedes Unternehmens erhöhen.

Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Lösung ›


RWS setzt auf die Vorteile von ABBYY Recognition Server

Fallstudie (in Englisch)

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Profitieren Sie von der Nutzung digitalisierter Dokumente

Zugriff auf Dokumente - jederzeit von jedem Ort aus

Digitale Dokumente können von einem zentralen Repositorium jederzeit elektronisch abgerufen werden und lassen sich dann schnell über E-Mail verteilen. Damit können das Kopieren von Papierdokumenten und die zeitaufwändige Weitergabe von gedruckten Kopien vermieden werden.

Finden Sie das richtige Dokument – schnell und einfach

Dokumente, die passende Stichwörter im Text oder Informationen in den Metadaten enthalten, können durch elektronische Suchsysteme gefunden und innerhalb von wenigen Sekunden angezeigt werden. Eine ermüdende manuelle Suche nach relevanten Informationen auf jeder einzelnen Seite ist fortan überflüssig.


Effizientes Dokumenten-Management

Digitalisierte und indexierte Dokumente können in ein Dokumenten-Management-System exportiert und automatisch in den relevanten digitalen Bibliotheken abgelegt werden. Dort lässt sich deren Nutzung nachverfolgen, dokumentieren und verwalten.

Einfache Wiederverwendung von gedrucktem Text

Inhalte von Dokumenten in Papierform können in Microsoft® Word oder Excel® bearbeitet und wiederverwendet werden, wenn sie in editierbaren Text umgewandelt wurden. Die Konvertierung von Papierdokumenten in editierbare Formate spart die Arbeit für das Abtippen und Wiedererstellen von Dokumenten.

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