Digitale Archivierung von Dokumenten

Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit digitaler Dokumentenarchivierung

Mit der Zeit erreichen Geschäftsdokumente, wie Briefe, Verträge oder Projektdokumentationen, beträchtliche Volumen und beanspruchen wertvollen und teuren Lagerraum. Die manuelle Suche nach relevanten Daten kostet zudem sehr viel Mitarbeiterzeit. Um die Kosten für Lagerräume zu sparen, die verwendete Arbeitszeit zu reduzieren und die Geschäftsprozesse signifikant zu beschleunigen, konvertieren viele Organisationen gedruckte Geschäftsunterlagen in digitale Dokumente, die elektronisch archiviert, effizient verwaltet und leicht abgerufen werden können.

Durch das Scannen aller Korrespondenzen, gedruckter Kopien oder Faxe und deren automatisierte Umwandlung in digitale Dokumente erhält das Unternehmen elektronische Dateien, die wie die Originale aussehen, zum Beispiel in Form von MRC-komprimierten, durchsuchbaren und indexierten PDF- oder PDF/A-Dateien. Diese Dateien sind durch ihre geringe Größe und hohe visuelle Qualität für die Langzeitarchivierung optimal geeignet. Sie können zentral in digitalen Bibliotheken, elektronischen Archiven oder in Dokumenten-Management-Systemen archiviert werden, lassen sich auf verschiedenen elektronischen Geräten leicht darstellen und können von jedem Ort aus einfach abgerufen werden. Dieser schnelle und ortsunabhängige Zugriff auf digital gelagerte Geschäftsdokumente (mit definierten Zugriffsrechten) kann interne Prozesse signifikant beschleunigen und die Effizienz jedes Unternehmens erhöhen.

Profitieren Sie von der Nutzung digitalisierter Dokumente

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Effizientes Dokumenten-Management

Digitalisierte und indexierte Dokumente können in ein Dokumenten-Management-System exportiert und automatisch in den relevanten digitalen Bibliotheken abgelegt werden. Dort lässt sich deren Nutzung nachverfolgen, dokumentieren und verwalten.

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Einfache Wiederverwendung von gedrucktem Text

Inhalte von Dokumenten in Papierform können in Microsoft® Word oder Excel® bearbeitet und wiederverwendet werden, wenn sie in editierbaren Text umgewandelt wurden. Die Konvertierung von Papierdokumenten in editierbare Formate spart die Arbeit für das Abtippen und Wiedererstellen von Dokumenten.

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Finden Sie das richtige Dokument – schnell und einfach

Dokumente, die passende Stichwörter im Text oder Informationen in den Metadaten enthalten, können durch elektronische Suchsysteme gefunden und innerhalb von wenigen Sekunden angezeigt werden. Eine ermüdende manuelle Suche nach relevanten Informationen auf jeder einzelnen Seite ist fortan überflüssig.

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Zugriff auf Dokumente - jederzeit von jedem Ort aus

Digitale Dokumente können von einem zentralen Repositorium jederzeit elektronisch abgerufen werden und lassen sich dann schnell über E-Mail verteilen. Damit können das Kopieren von Papierdokumenten und die zeitaufwändige Weitergabe von gedruckten Kopien vermieden werden.

Anwendungsbeispiele

Scandienstleister

  • Digitalisieren Sie mittlere bis große Mengen gescannter Dokumente (TIFF, JPEG) innerhalb kurzer Zeit.
  • Lösen Sie gleichzeitig verschiedene Dokumentverarbeitungs- und PDF-Konvertierungsprozesse auf demselben Server für unterschiedliche Kunden aus.
  • Liefern Sie durchsuchbare Dokumente in unterschiedlichen Formaten und mehr als 190 Sprachen durch die intelligenten Erkennungstechnologien von ABBYY.

Banken und Versicherungsgesellschaften

  • Speichern Sie alle relevanten Dokumente im PDF- oder PDF/A-Format, um eine Langzeitarchivierung zu ermöglichen – und sie in wenigen Sekunden wiederzufinden.
  • Transaktionsbezogene Daten können über leistungsstarke Funktionen zur Extraktion von Elementen transparent und sichtbar gemacht werden – dies ermöglicht Abfragen über die Parameter Geld, Zeit, Organisationen, Orte und Personen.

Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen

  • Speichern Sie alle fallbezogenen Dokumente, Verträge und Faxe in einem durchsuchbaren PDF-Format.
  • Über Tags und eine intelligente Suchfunktion können Sie Dokumente und Zitate schnell wiederfinden.
  • Wichtige Elemente wie Personen, Orte, Organisationen, Zeit und Geld können Sie für E-Discovery einfach finden.

Andere Organisationen

  • Fassen Sie Ihre gesamte Kommunikation zusammen, indem Sie eingehende Korrespondenz wie Faxe und Briefe digitalisieren.
  • Erfassen und konvertieren Sie Konstruktionspläne und Zeichnungen, um sie einfach zu lagern, zu teilen und zu aktualisieren.
  • Konvertieren Sie Bücher, Bibliothekssammlungen und Universitätsarchive, um sie im Internet weltweit öffentlich zugänglich zu machen.

Unsere Kunden über uns

„Wir benötigten eine OCR-Anwendung, die mit Leichtigkeit eine Vielzahl an Dateiformaten handhaben konnte. Wir haben ABBYY mit unserem bisherigen OCR-Produkt wie auch mit anderen Anbietern, die wir bis jetzt noch nicht verwendet hatten, verglichen. Was die Anwenderfreundlichkeit, die Präzision und die Geschwindigkeit anbelangt, hat ABBYY die Konkurrenz um Längen hinter sich gelassen.“

Alan Price,
RWS Group Technical Manager

ABBYYs fortschrittliche OCR-Lösung für vollautomatisierte Digitalisierung und PDF-Konvertierung, ermöglicht Ihnen die schnelle Umwandlung großer Volumen von Geschäftsdokumenten in elektronische Formate, die für die digitale Langzeitarchivierung und Records Management optimiert sind. Die Lösung lässt sich schnell innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur installieren und kann einfach mehrere Hundert gescannte Seiten pro Minute oder Millionen gescannte Papierdateien pro Monat verarbeiten und diese in durchsuchbare PDF- und PDF/A-Dateien umwandeln.

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Kundenreferenzen

AOK

Die Rechtsabteilungen der AOK-Versicherungen nutzen ABBYY Lösung für die Umwandlung von archivierten Akten in durchsuchbare PDFs.

FrankenRaster

BPO FrankenRaster digitalisiert mit 6,2 Millionen Belege in vier Monaten und kann seine Kunden vollkommen zufriedenstellen.

Boehringer Ingelheim

Boehringer Ingelheim digitalisiert mehr als 10.000 Seiten pro Tag und macht so sein umfassendes Archiv elektronisch durchsuchbar.

Passendes Produkt

Erfahren Sie mehr über das ABBYY Produkt, das hinter der ABBYY Lösung für die digitale Archivierung steht.

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