Transportation & Logistics | Document Management | Document Management/Compliance
Gen2 Systems Limited erstellt Software-Lösungen, die große Mengen an Daten verarbeiten und diese für die Indexierung durch Suchsysteme aufbereiten können. Die Dokumentenmanagement-Systeme des Unternehmens sind speziell für die Bedürfnisse einer Reihe unterschiedlicher Branchen konzipiert und angepasst. Ein Beispiel dafür ist die Luftfahrtbranche. Mit Gen2s Hilfe können Fluggesellschaften die Instandhaltungsprotokolle ihrer Flugzeuge organisieren, archivieren sowie einfach zugänglich und durchsuchbar machen.
In der Luftfahrtbranche ist der Schlüssel zur Berechnung des Wertes einer Flotte die Auswertung der Instandhaltungsprotokolle der einzelnen Flugzeuge. Um beweisen zu können, dass ein bestimmtes Flugzeug einen angenommenen Wert besitzt, müssen die Fluggesellschaften – egal ob kommerziell oder privat – nachweisen, dass ab der Inbetriebnahme jegliche regulären und außerregulären Wartungsarbeiten ordnungsgemäß ausgeführt wurden. Zudem müssen für Versicherungszwecke und um allen Vorschriften gerecht zu werden diese Aufzeichnungen säuberlich verzeichnet und fehlerfrei geordnet sein, so dass sie im gegebenen Fall schnell auffindbar sind.
Für eine bestimmte Fluggesellschaft wurde das Dokumentenaufkommen zu einer fast unüberwindbaren Aufgabe. Die Unterlagen zu sortieren und einzuordnen wurde zu einem Fulltime-Job, der nur durch mehrere Angestellte bewerkstelligt werden konnte. Beispielsweise kann ein Flugzeug, das seit 30 Jahren in Betrieb ist, mehrere Hunderttausend Unterlagen verbuchen. Größere Fluggesellschaften unterhalten mehrere Hundert Flugzeuge, was bedeutet, dass Millionen von Aufzeichnungen über die gesamte Flotte archiviert sind. Um eine spezielle Information in den Tausenden Dokumenten per Hand zu finden, müssen bei einem solchen Ausmaß an Aufzeichnungen mehrere Mitarbeiter tagelang suchen.
Nach eingehenden Gesprächen mit der Fluggesellschaft über eine Dokumentenmanagement-Lösung hat Adrian Ryan, Managing Director bei Gen2 eine Möglichkeit gefunden, den Such- und Archivierungsprozess zu vereinfachen und damit dem Klienten viel Zeit und Geld zu sparen. Er war davon überzeugt, dass das Archiv am Backend einfach zu handhaben sein würde, wusste aber, dass seine Lösung nicht ohne eine OCR-Software auskommen könnte, die die Dokumente in leicht durchsuchbare digitale Dateien konvertiert.
Nach einer sorgfältigen Suche nach einer OCR-Software und einem Dokumentenumwandlungs-Tool sowie der Prüfung der speziellen Bedürfnisse des Unternehmens entschied sich Adrian Ryan für ABBYY. Eine darauffolgende Rücksprache mit ABBYYs Vertriebsteam für die Region Großbritannien ergab, dass Recognition Server die optimale Lösung darstellte.
„Wir brauchten ein robustes Produkt, das eine große Anzahl an Dokumenten schnell und effizient bewältigen kann“, erklärt Adrian Ryan. „Anfangs haben wir uns Lösungen angesehen, die höchstens 50 Dokumente pro Stunde konvertieren konnten – mit dieser Geschwindigkeit hätte der gleiche Prozess, den ABBYYs Software in ein paar Tagen bewältigt, 3 Monate gedauert.“
ABBYY Recognition Server ist eine robuste serverbasierte Anwendung zur Automatisierung der Erkennung und Umwandlung von Dokumenten und PDF-Dateien in Unternehmen. Die Lösung ist skalierbar, zuverlässig, schnell einsetzbar und zudem optimiert für ein Umfeld, in dem zentralisiertes Prozessmanagement und eine höhere Flexibilität unentbehrlich sind. OCR-Funktionen können zusammen mit bereits existierenden Infrastrukturen und Drittanwendungen genutzt werden. Recognition Server bietet genaueste Umwandlung von PDF-Dateien, Bilddateien und eingescannten Dokumenten für Klassifizierung und Suche sowie Export an Drittsysteme für Dokumentenarchivierung.
Zusammen mit Recognition Server und der OCR-Technologie von ABBYY als Kernelement hat Gen2 Systems eine Lösung geschaffen, die alle Arbeitsschritte ausführt, die bei der Umwandlung von Dokumenten involviert sind: Scannen, Erkennung der Struktur des Dokuments und Erstellen eines durchsuchbaren Archivs. Gen2 Systems arbeitet direkt in den Geschäftsräumen der Airline und scannt die Aufzeichnungen vor Ort ein, um eine Beschädigung oder den Verlust eines Dokumentes während des Prozesses zu vermeiden.
Bei Digitalisierungsprozessen ist es nicht ungewöhnlich, dass der Kunde seine Dokumente in den eigenen Geschäftsräumen behalten möchte, wobei mehrere Faktoren wie Verfügbarkeit, Sicherheit, Zuverlässigkeit oder Diskretion eine Rolle spielen können. Zudem können rechtliche Regelungen und Vorgaben wichtig sein. Jedes Dokument in Papierform wird durch das Einscannen über MFP-Geräte (Multifunktionsgeräte) in das Dokumentenmanagement-System übertragen. Jedes Instandhaltungsprotokoll, nach dem Scannen im TIFF-Format vorliegend, wird automatisiert in ein durchsuchbares PDF umgewandelt, sodass es sicher archiviert werden kann. Um einen zuverlässigen und schnellen Zugang zu den Archiven zu garantieren, hat Gen2 außerdem eine intelligente Suchanwendung erstellt, die automatisiert abläuft und leicht anpassbar ist.
Langfristig gesehen ermöglicht die Lösung von Gen2 ihren Kunden 40-50 % der Ressourcen in der Durchsuchung der Dokumente einzusparen und die Arbeitskräfte in einen Sektor umzuverteilen, der produktiver für das Unternehmen ist. In einer Branche, die seit je her eine geringe Gewinnspanne verbucht, wirkt sich Gen2 durchaus sehr positiv auf den Endgewinn der Fluggesellschaft aus. Während der Stoßzeiten bearbeitet Gen2 mit Recognition Server ungefähr 30.000 bis 40.000 Dokumente pro Tag. Wurden bisher durchschnittlich 10 Tage für die Suche nach Dokumenten benötigt, so konnte diese Zeit deutlich reduziert werden. Die Fluggesellschaft kann sicher gehen, dass für sie eine Lösung geschaffen wurde, die betriebssicher und zuverlässig ist. Gen2 kann mit Stolz behaupten, eine Anwendung konzipiert haben, die einer wichtigen Industrie eine große Hilfe ist.
