業務を止めないデジタル化： ニュージーランドの消防・救急機関による実践事例

ニュージーランドの消防・救急機関の内部では、トランザクションチームが複数の課題に同時に直面していました。

• 請求書の手作業処理や従来型のデータキャプチャプロセスが、業務の効率を低下させていたのです。
• 支払業務で使用していた既存の文書キャプチャソリューションは、契約満了を迎えようとしていました。
• コンプライアンス要件の強化により、Peppolに準拠した電子請求機能の導入が求められていました。
• 政府が定める支払期限報告目標を達成、さらにはそれを上回ることへのプレッシャーは高まるばかりだったのです。
• そのため、コンプライアンスに適合しない請求書を手作業で修正する対応を減らすための、業務ルールの徹底運用が求められていました。

支払業務部門は、請求書処理の近代化を実現し、コンプライアンス要件への対応を支援するとともに、サプライヤー条件および業務要件を一貫して適用できる新たな自動化請求書処理ソリューションの導入を必要としていました。

同機関は、新たなソリューションに求める要件を明確に定義しました。

• 同機関は、人員を増やすことや新たなインフラ投資を行うことなく、効率的に拡張可能なサービスを採用することで業務の改善・高度化を図り、職員がより付加価値の高い業務に専念できる環境を実現したいと考えていました。
• 求められていたのは、高度なカスタマイズ性を備えつつも、特定の目的のために一から開発された特注品ではない、汎用的なパッケージ製品でした。
• そして何より重要だったのは、すでに多忙な同機関のチームに新たな業務負担を生じさせない、完全に“ハンズオフ”で運用できるソリューションであることでした。

つまり同機関は、重要な消防・救急サービスを止めることなく、支払業務のワークフローを抜本的に再構築する必要があったのです。