■人手がかかる紙請求書への対応が課題

世界でも有数の電気通信事業者として知られるNTTのグループ企業の1社「NTTコミュニケーションズ」。

同社は、顧客のデジタルトランスフォーメーション実現に貢献する「DX Enabler®」として、ICTの活用による経営課題の解決やスマートな社会の実現に取り組み、これまで以上に充実した体制とソリューションで顧客のグローバルビジネスをサポートしている。

2019年7月にはグローバル事業の統合を通じ提供できるサービスメニューを拡充。サポートエリアについても拡大した。

NTTコミュニケーションズのプロキュアメント&ビリング部は、同社の資材や部品の調達・購買やそれに伴う契約・支払業務などを行っている。

「当社の物品の調達件数は年間4万件で、役務契約件数は年間3万件ほど。役務支払件数は年間17万件にも及んでいます」とプロキュアメント＆ビリング部 戦略部門 担当課長 八木 隆司氏は語る。

契約や支払業務には人手を割かねばならないため、取り扱う件数の増加に比例して事務作業も増加する。これが、同部の大きな課題となっていた。

■紙の情報をデータ化するAI-OCRに着目

そこで同部は、2008年から生産性の向上や業務効率化を目指し、電子契約を開始。調達データを「見える化」し、「戦略的調達」を行うようになった。2017年には、取引先との連携も強化し、徹底した役務プロセスの自動化を推進。調達プロセスを可視化することで、調達オペレーションの最適化や、コンプライアンスの強化なども行ってきた。

2018年には契約センタ・支払センタの業務プロセスを精査し、RPAの導入を推進。「UiPath」を導入し、30％以上の生産性向上を実現している。

「このように、DXを推進することで生産性を向上してきました。しかし、どうしても電子化できない取引先が1000社ほど残り、年間6万件ほどの紙請求書に基づく支払処理が生じてしまいます。この効率化が大きな課題となっていました」（プロキュアメント＆ビリング部 戦略部門 主査 森 明彦氏）

紙請求書は取引先ごとに形式が異なるため、機械で自動化しにくい。そのため、紙の請求書が届くと、これまではスタッフが目視で確認し、必要な情報を業務管理システムに入力しなければならなかった。

スタッフのスキルを向上させることで、ある程度、作業時間を短縮することはできる。しかし、膨大な数の請求書を処理するには、どうしても多くの時間と工数が必要になる。人手の対応で生産性を向上させるには限界があるということがわかったのだ。

そこで着目したのがAI-OCRを使った業務効率化だ。AI-OCRとは、AI（人工知能）を取り入れたOCR（光学文字認識）のことである。

AI-OCRを使えば、さまざまな請求書のパターンをAI-OCRが判断し、必要な項目のみをデータ化できる。取得したデータは、RPAを使うことで業務システムに自動的に入力可能だ。つまり、AI-OCRを使えば、属人的な業務をデジタル化でき、大幅な生産性の向上が見込めるというわけだ。

2019年には、「AI-OCR」の導入検討に着手。情報収集や評価・検証作業を行い、「ABBYY FlexiCapture」を導入した。

ABBYY FlexiCaptureは、OCRや機械学習、自然言語処理といったテクノロジーを活用し文書業務の効率を高め、意思決定のスピードを高めるソリューション。紙やファクス、電子メール、複合機など、さまざまな文書やフォームから必要なデータを抽出・検証・取り込むことができるインテリジェント・プラットフォームだ。既存のさまざまなRPAやERP、CRM、BPM、会計システムなど、企業の情報システムとスムーズに接続できる。

八木氏は、“ABBYY FlexiCapture”の導入を決めたポイントについて「セキュリティの観点からオンプレミスで構築できることや、既存RPA（UiPath）と接続できる“コネクタ”が用意されており連携しやすかったためです。その他、性能、価格などを総合的に評価した結果です」と説明する。