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Consulting | Accounts Payable Automation
請求書処理の効率化を目指してABBYY FlexiCapture®を採用
デジタル技術の活用により非生産的な業務にかかるリソースを高付加価値の業務にシフト
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アビームコンサルティングは、アジアを中心とした海外ネットワークを通じ、それぞれの国や地域に即したグローバル・サービスを提供している総合コンサルティングファーム。ミッションは、「変革を通じてクライアントに新たな成功をもたらし、継続的な企業価値向上に貢献」することだ。同社は自社内のビジネスプロセスに対しても積極的にデジタル技術の活用を推進している。
その一例が請求書処理へのデジタル技術の活用だ。従来は取引先から紙で届く請求書に対して手作業で支払処理を行っていたが、「ABBYY FlexiCapture」を導入し、デジタルトランスフォーメーション（DX）を実現。本記事ではその効果についてお話を伺う。
日本発／アジア発のNo.1グローバルコンサルティングファームを目指し、約6,500名のプロフェッショナルと世界各国のアライアンスパートナーの総合力を駆使して顧客の企業変革を支援。
「当社は、経営戦略立案から戦略実現のための業務コンサルティングやITの導入・運用まで一気通貫サービスの提供を通じ、お客様の変革実現に向けた支援をしています。近年では、AI-OCRやRPAなどを活用して業務改革するデジタル業務改革にも力を入れています」とアビームコンサルティング株式会社 デジタルプロセスビジネスユニット FMCセクター マネージャーの青木健一氏は語る。
自社の企業改革にも余念がない。新しい働き方の実現を目指し、非効率な業務があれば業務プロセスから見直し、より生産性を高める取り組みを推進している。これは、顧客企業の企業変革実現のショーケースにもなる。
その一例が「支払プロセス効率化」だ。同社は支払業務をグループ会社であるアビームシステムズにアウトソースしているが、紙の請求書と支払依頼伝票を用いた支払業務は手作業が多く課題を抱えていた。
同社は多くの取引先と取引があり、請求書の種類は多岐に渡る。従来は担当者が請求書をもとに支払依頼伝票を作成してアビームシステムズに送付することで支払処理を行っていた。この請求書の処理にデジタルを活用すれば、業務効率や生産性が向上し、担当者の働き方を大きく変えられると考えた。さらに、電子データの保存要件が緩和される電子帳簿保存法の改正を受けて、経理業務のあり方を抜本的に見直すことにした。
さらに、電子データの保存要件が緩和される電子帳簿保存法の改正を受けて、経理業務のあり方を抜本的に見直すことにした。
「今回取り組んだのは紙の請求書のデジタル化、いわゆるアナログ to デジタルですが、これはDXの初期段階に過ぎません。目指すべき姿はプラットフォーム上で請求データのやり取りを行うデジタル toデジタルです。しかし、デジタル to デジタルへの取り組みには取引先の協力が必要不可欠ですし、現実的には一足飛びに進めることは難しいです。だからこそ、段階的にDXを実現していくアプローチを選択しました」（青木氏）
しかし、闇雲に業務効率化を目指してもうまくいかない。例えば、経理担当者の意見だけに耳を傾けてビジネスプロセスを設計しても、実際に申請を行う現場ユーザーが新しいビジネスプロセスに対応できず、当初目指していたビジネスプロセスと実態が乖離してしまうことがある。
「我々には、総合コンサルティングファームとして多くのお客様をご支援してきた実績やノウハウがあります。その中で、現場の声を聞くことの重要性はよく知っていました。そこで、プロジェクトを進める際には定常的に支払処理が発生している部署を識別し、その担当者からフィードバックをいただきながらビジネスプロセスを構築していくことを重視しました。」とアビームコンサルティング株式会社 戦略ビジネスユニットマネージャーの吉澤香緒里氏は言う。
まず、概念実証(Proof of Concept)を実施し、あるべきビジネスプロセスや仕組みについて十分に検討を重ねた。また、新しいビジネスプロセスを適応する際も、適応範囲を定め、現場のニーズをくみ取りながらきちんと定着していくようにスモールスタートを採用。地に足が付いたDXを目指したのだ。
「紙の請求書をデジタル化する際の中核となるAI OCRについては、概念実証の段階で複数のソリューションを比較しました。そのときにポイントになったのが、読み取り精度や多言語対応、明細の読み取りの可否、システム連携の拡張性、そして価格面など。それらを総合的に判断し、ABBYY FlexiCapture（以下、FlexiCapture）を導入することにしました」（吉澤氏）
FlexiCaptureは、オンプレミス／クラウド／SDKで利用できる多言語対応したAI OCRソリューション。OCRや機械学習、自然言語処理といったテクノロジーを使い、紙やファクス、電子メール、複合機など、さまざまな文書やフォームから必要なデータを抽出・検証・取り込むことができるインテリジェント・プラットフォームだ。RPAやERP、CRM、BPM、会計システムなど企業の情報システムとスムーズに接続でき、業務プロセスを即応的なものにできるソリューションとなっている。
同社では、紙の請求書から抽出した情報を、業務ルール・要件に則って識別し、RPAを使って会計システムと連携させることにした。
「FlexiCaptureは、ライセンス体系の変更により、最小ロットがスモールスタートでも適した金額になったことも導入を後押しする要因のひとつになりました」（青木氏）
そんな折、新型コロナウイルス感染症が拡大し、リモートワークを前提としたビジネスプロセスの構築が急務になった。そこで白羽の矢が立ったのが概念実証で成果を上げていた請求書処理のデジタル化だ。
「概念検証で構築した仕組みをベースとして一部の機能を削ることで、2カ月間という短期間で請求書処理のDXを実現しました」と吉澤氏は振り返る。
「申請ミスはほとんどありません。請求書の内容をほぼ正確に読み取っているので不備はかなり少なくなったと実感しています」とアビームシステムズ株式会社ソリューションビジネスユニットアウトソーシンググループダイレクター 中園真理氏は話す。
また、「今回対象とした請求書の処理にかかる作業工数は50%ほどに削減され、生産性は大幅に向上しています」と語るのはアビームシステムズ株式会社ソリューションビジネスユニットアウトソーシンググループ 原万里奈氏だ。
さらにリモートワークの効率化という観点でも効果が出たという。
「当社もリモートワークに移行して、担当者から提出される支払依頼伝票をPC画面に表示しながら、会計システムへのデータ入力を行っていましたが、これが想像以上に負荷になっていました。FlexiCaptureを使う事で会計システムに登録するデータが自動生成されるようになり、作業効率も格段に向上しました」（原氏）。
「DXへの取り組みは必要ということを認識しつつも、具体的に何から手をつければ良いのかわからないという声を多くのお客様から耳にします。このようにスモールスタートにより現場レベルで効果を実感していただくことが、DXを加速させていくカギになります。」（青木氏）
請求書の読み取りから会計システムへの登録までをエンドツーエンドで実現するだけでなく、さらには受注や納品書など、バリューチェーン全体にFlexiCaptureの適用範囲を拡大していくことで更なる業務効率化を目指していく。
「現在はスモールスタートでの展開ですが、FlexiCaptureを導入することで、作業工数の約50%の削減や不備の削減といった効果が実証できました。今後、対象とする請求書を増やしていくことで、さらに作業工数や不備の削減を進めていきます。また、今後はConcur社のConcur Invoiceも組み合わせて、申請・承認プロセスも含めた業務全体をシームレスに連携することで、より一層の業務効率化を目指しています。そうすることで生れた余剰リソースをより付加価値の高い業務にシフトしていく、これが我々の目指すDXの姿です。この取り組みは当社内のみではなく、お客様にもご提案していきたいと考えています。」（青木氏）
