Food and Beverage | Accounts Payable Automation
PepsiCo Imaging Technology creates document imaging and management solutions for PepsiCo’s worldwide network of business entities. However, the company’s four largest European entities were still keying invoice and credit memo data into SAP manually – a labor-intensive process that was time-consuming and error-prone. To alleviate this, PepsiCo sought to automate the entities’ AP processes – which Imaging Technology achieved with help from ABBYY FlexiCapture.
GEMLUXの営業担当者は、顧客の注文書から手動でデータをNetSuite ERPに入力するのに30分から45分かけていました。発注書は10ページにも及ぶ長さで、100行以上ものアイテムを含むことがありました。営業担当は、顧客からの電話に応じながら、毎回発注書の仕様を確認しなければなりませんでした。
仕入先側では、ベンダーに対して大量の発注を行うと、多くの異なる発注書が発行され、手書きの注釈が付いていることもありました。これらの発注書を統合するには、手動でのレビューが必要で、場合によっては丸1日の作業にまで達していました。
そのため、GEMLUXは、以下のようなことが可能となるソリューションを必要としていました。
発注書は現在、ABBYY IDPが監視するアドレスに電子メールで送信され、3～5 分以内にNetSuiteに入力されます。自動的な例外フラグ付けにより、営業担当は顧客サービスを中断して行ごとのレビューを行う必要がなくなりました。
ABBYY IDPとNetSuiteのシームレスな統合により、複数の発注書をまとめて処理できるようになりました。これにより、出荷作業が大幅に効率化され、エラーも減少しました。
ABBYY IDPは、幅広い種類の文書を自動的に処理する能力を持っています。NetSuiteとの統合により、GEMLUXはこれらの機能を他の業務領域に活用し、さらなる効率化を実現することができます。
PepsiCo Imaging TechnologyはPepsiCoの世界規模の組織で扱う文書のイメー ジング と管理ソリュー ションを担当する会社です。しかし、最も大きいヨー ロッパの4拠点はまだ 請求書とクレジッ トメモデー タをSAPに手入力していました。時間がかかりエラー を起こしやすい多大な労力を必要とする過程でした。これを軽減するために、PepsiCoはABBYY FlexiCaptureを使 って請求書処理プロセスの自動化を達成しました。
PepsiCoは200カ国以上の家庭から信頼され、毎日何百万人もの人が手にする食品飲料ブラ ンドです。PepsiCoImaging Technologyは、そのPepsiCoの世界規模の組織で扱う文書の イメー ジングと管理ソリュー ションを担当する会社です。各地域にまたがる多数のグル ー プ会社の文書管理を実現する為に、1989年に作られました。PepsiCoのプロジェク トマネー ジ ャー であるJordan Clevenger氏は「これは前向きな動きでした。我々は、カスタムメイドのイ メー ジングとコンテンツ管理ソリュ ー ションを構築していました。20年ぐらいは他社の一 歩 先を行っていました。」 と振り返ります。
しかしながら、昨今は、請求書やクレジットメモの手入力による費用やミスが課題となっていました。そこでPepsiCoは、 「POWER.J というコー ドネー ムで、野心的なプロジェク ト を始動しました。その内容は、最も大きいヨー ロッパの4拠点（フランスの2拠点、 ベ ルギーおよびオ ランダ拠点）の請求書処理の自動化でした。PepsiCo Imaging Technologyのイメ ー ジ部シニアマネー ジャー のJignesh Pate I氏は、 「それまではすべて手作業で、ベ ルギ ー では基本的なイメー ジキャプチャを使っていましたがデ ー タキャプチャではありませんでした。」 と言います。そのため、時間も費用もかかりミスを起こしやすい手作業でPepsiCoの SAPシステムにデ ー タを入力する必要があったのです。これを軽減するために、PepsiCoは ABBYYFlexiCaptureを使って請求書処理のプロセスを自動化しようと考えました。
Patel氏のチー ムは、複数言語と複数通貨、大量のバッチ処理と複雑なデー タ項目に対応で きる自動化されたキャプチャソリュ ー ションを構築することを任されました。ベ ンダー 名と顧客名、付加価値税(VAT)、注文書、請求総額と請求項目もキャプチャする必要がありました。 「これらのデー タを手入力することはとにかく非効率でした。」 とPatel氏は言います。 「我々の使命はこのプロセスを合理化することでした。各拠点が請求書情報をキャプチャしてPepsiCoのERPシステムで確認することができるようにする必要がありました。そしてそれ はSAPに統合されたソリュ ー ションが必要ということを意味していました。幸いにも我 々は、以前関わったプロジェクトで自動フォ ー ムキャプチャソリュー ションABBYY FlexiCapture について知っていたので、今回のプロジェクトでも使えると思いました。」
その以前のプロジェクトというのは、Patel氏のチ ー ムがPepsiCoロシア拠点の請求書処理 ワー クフロー を改善したもの でした。それは複数の種類の文書およびビジネスプロセスや言語を含んでいる複雑なプロセスでした。 「それらは単な る請求書ではありませんでした。」 とPatel氏は振り返ります。 「他のプロセスとも複雑に関連しており、キリル文 字で作 業す る必要もありました。そこでFlexiCaptureを勧められ、我々はそれを、Image Visionという社 内デ ー タリポジトリと 業務処理ソリュ ー ションに使ってみました。Image Visionはキャプ チャされたデ ー タをXMLに変換してSAPバックエンドに送る役割でしたが、FlexiCapture はそのフロ ー にスム―ズに統合して最初からうまくいきました。」
POWERプロジェクトを円滑に行うため、PepsiCoはABBYYのパ ー トナー 会社であり前 述のロシアのプロジェク トでImaging Technologyに貢献したCriteria Firstの助けを借りる ことにしました。 「我々は、複数の言語、通貨と税金の取り扱いに多大なる時間を費やしました。」とCriteria Firstのソリュ ー ション開発者Russell Kent氏は説明します。 「POWER プロジェクトではPepsiCo西ヨ ー ロッパグ ルー プとして知られるフランス、ベ ルギー 、オラ ンダならびにドイツ、イタリア、スイスの拠点でも使えるようにソフトウェアを構成しました。」
Patel氏によると、Criteria Firstの目下の目標は、主要な拠点のレビュ ー 用にテス トパイロ ッ トをつくることでした。 「我 々はユー ザー と組織のリー ダーの両方に満足してもらいたいと考えていました。」 とPatel氏は説明します。 「そして新しいソリュー ションをテス トし た時、これなら仕事量を減らすことができると全員同意しました。」
導入後、請求書処理のワ ー クフロー は可視化および自動化され、非常に費用効果は向上しました。そのソリュー ションはPepsiCoの北テキサスデ ー タセンター にホス トされ、ウェブ 経由でリモー トアクセスできます。これにより、システムの費用が拠点間で共有され、更にはPepsiCoの請求書処理業務を標準化することが可能になりました。
プロセスは、紙 ベ ー スの請求書が各拠点のスキャンステー ション経由でスキャンされる所から始まります。請求書の言語は問いません。そして、POWERプロジェクトヘ送られ、正しい拠点を確認後、FlexiCaptureによって認識されます。そこから新しいデジタル文書とデ ー タが、 検証ステー ションヘ送られます。検証後にPepsiCoのImage Visionシステムへ転送され承 認されます。その後、そのデ ー タはXMLファイル形式で、PepsiCoのSAP ERPソリュ ー シ ョンヘエクスポー トされます。
POWERプロジェクトを円滑に行うため、PepsiCoはABBYYのパ ー トナー 会社であり前 述のロシアのプロジェク トでImaging Technologyに貢献したCriteria Firstの助けを借りる ことにしました。 「我々は、複数の言語、通貨と税金の取り扱いに多大なる時間を費やしました。」とCriteria Firstのソリュ ー ション開発者Russell Kent氏は説明します。 「POWER プロジェクトではPepsiCo西ヨ ー ロッパグ ルー プとして知られるフランス、ベ ルギー 、オラ ンダならびにドイツ、イタリア、スイスの拠点でも使えるようにソフトウェアを構成しました。」
Patel氏によると、Criteria Firstの目下の目標は、主要な拠点のレビュ ー 用にテス トパイロ ッ トをつくることでした。 「我 々はユー ザー と組織のリー ダーの両方に満足してもらいたいと考えていました。」 とPatel氏は説明します。 「そして新しいソリュー ションをテス トし た時、これなら仕事量を減らすことができると全員同意しました。」
導入後、請求書処理のワ ー クフロー は可視化および自動化され、非常に費用効果は向上しました。そのソリュー ションはPepsiCoの北テキサスデ ー タセンター にホス トされ、ウェブ 経由でリモー トアクセスできます。これにより、システムの費用が拠点間で共有され、更にはPepsiCoの請求書処理業務を標準化することが可能になりました。
プロセスは、紙 ベ ー スの請求書が各拠点のスキャンステー ション経由でスキャンされる所から始まります。請求書の言語は問いません。そして、POWERプロジェクトヘ送られ、正しい拠点を確認後、FlexiCaptureによって認識されます。そこから新しいデジタル文書とデ ー タが、 検証ステー ションヘ送られます。検証後にPepsiCoのImage Visionシステムへ転送され承 認されます。その後、そのデ ー タはXMLファイル形式で、PepsiCoのSAP ERPソリュ ー シ ョンヘエクスポー トされます。
Patel氏は、この新しいソリュ ー ションは、作業時間を節約したと評します。それは FlexiCaptureの正確さが検証時間を最小限にしているからだと言います。 「もちろん、我々 は各インデックスを手作業で検証しますが、これは、明らかにおかしな文字を訂正するだけで、多くの時間はかかりません。このソリュ ー ションはとても正確に機能しています。」
FlexiCaptureの精度は重い作業負荷でも安定していることが検証されています。最初の3ヵ 月で、POWERプロジェクトソリュー ションは、5つの言語が混合した21,000以上の文書と、約40,000ペー ジある2,000のバッチを何の問題もなく処理しました。更に、Criteria FirstのKent氏によると「事実上、このソ リュ ー ションはどのような仕事量でも対応できると思っています。導入以来、PepsiCoから の質問はほとんどなく、申し分なくうまくいっています。」
Patel氏は、 「ABBYY導入の観点で、自分が関わるようなことは何もありませんでした。そ れはシステムがスム̶ズに動いていて、問題なくうまくいっていることを物語っていました。」と振り返ります。
Patel氏によると、PepsiCo Imaging Technologyチ ー ムはFlexiCaptureを新たな方法で 利用することに取り組んでいます。 「我々は現在、グロー バル規模での請求書処理ソリューションの構築に従事しています。請求書処理業務に関わるどのPepsiCo拠点にも利益をもた らす共通プロセスです。そしてそこにABBYYを統合する予定です。」
