Inteligencia de procesos vs. inteligencia de negocios: ¿Cuál es la diferencia?

En un mundo impulsado por los datos, las organizaciones buscan constantemente nuevas formas de aprovechar la información empresarial para tomar mejores decisiones, optimizar operaciones y obtener una ventaja competitiva. En este contexto, han surgido dos tecnologías clave para analizar y entender procesos de negocio complejos, que a menudo se comparan con el sistema nervioso central de una organización: la inteligencia de negocios (Business Intelligence - BI) y la inteligencia de procesos (Process Intelligence - PI).

Mientras que muchas personas ya están familiarizadas con las plataformas de BI por su capacidad para visualizar datos y generar reportes, la inteligencia de procesos es un concepto más reciente que está ganando terreno rápidamente. Esta tecnología permite detectar, casi en tiempo real, cómo se ejecutan los procesos, brindando información que puede optimizar desde la automatización robótica (RPA) hasta las decisiones estratégicas. Descubra cómo la inteligencia de procesos, empezando por la minería de procesos, conduce a mejoras notables en la eficiencia operativa, ahorro de costes, decisiones estratégicas informadas y excelencia empresarial que cumplen las expectativas de los clientes.

¿Qué es la inteligencia de procesos (PI)?

La inteligencia de procesos (Process Intelligence) es un conjunto de enfoques innovadores de ciencia de datos centrados en el análisis y la optimización de procesos de negocio a lo largo de todos los sistemas y aplicaciones involucrados de principio a fin.

Las soluciones de inteligencia de procesos, a veces consideradas una evolución de análisis de procesos, van más allá de la minería de procesos tradicional. Una plataforma de inteligencia de procesos consta de las siguientes capacidades clave:

• Minería de procesos: utiliza datos reales de los sistemas de información (como registros de eventos o trazas de auditoría) para crear modelos precisos sobre cómo se ejecutan los procesos.
• Minería de tareas: captura y analiza las interacciones del usuario con aplicaciones de escritorio para entender cómo se llevan a cabo tareas específicas, especialmente cuando los registros tradicionales no capturan detalles suficientes.
• Análisis de procesos:interpreta datos de procesos multietapas para identificar cuellos de botella, ineficiencias, problemas de cumplimiento y oportunidades de mejora.
• Supervisión de procesos: permite la supervisión automatizada de instancias en curso, detectando rápidamente desviaciones y activando alertas o acciones correctivas.
• Predicción de procesos: aplica inteligencia artificial para predecir resultados futuros analizando todas las posibles variaciones de instancias anteriores del proceso.
• Simulación de procesos: permite crear escenarios hipotéticos para evaluar el impacto potencial de cambios en la definición de procesos o la asignación de recursos, de modo que pueda valorar la efectividad de las decisiones de optimización antes de invertir tiempo y recursos.

Por ejemplo, al analizar el proceso de Order to Cash con inteligencia de procesos, el foco está en entender todas las variaciones del proceso: desde retrasos o pasos omitidos hasta cómo impacta la secuencia de actividades o el desempeño individual. La inteligencia de procesos puede revelar que una etapa como la verificación de pedidos tarda demasiado y genera demoras en cascada, o que se están omitiendo pasos clave como la validación crediticia, incrementando el riesgo financiero.

¿Qué es la inteligencia de negocios (BI)?

Por otro lado, la inteligencia de negocios (Business Intelligence) es un proceso impulsado por la tecnología que analiza y presenta información empresarial. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas, ofreciendo una visión clara de operaciones, comportamiento del cliente, tendencias del mercado y competencia.

Desde la perspectiva de un analista, los componentes fundamentales de BI son:

• Análisis de datos: identificar patrones, tendencias y anomalías.
• Visualización de datos: representar los análisis mediante dashboards, gráficos e informes.

Con herramientas de BI, al analizar el proceso de Order to Cash, se puede obtener información como cuántos pedidos se recibieron hoy o la distribución por vendedor, producto o región. También se pueden comparar volúmenes de pedidos a lo largo del tiempo, las regiones con mayor número de ventas o los vendedores con mayor número de pedidos recibidos.

Sin embargo,lo que BI no puede ofrecer fácilmente, al menos sin un desarrollo personalizado y complejo y programación avanzada, es entender cómo se relacionan esos datos con la ejecución real del proceso.

Por ejemplo, ¿los vendedores con mayor número de pedidos también tuvieron una interacción eficiente con los clientes? ¿Los pedidos bajos se debieron a respuestas lentas o consultas ignoradas? Aquí es donde BI se queda corto, y donde PI marca la diferencia al ofrecer esa conexión.

Diferencias clave entre inteligencia de procesos e inteligencia de negocios

Enfoque

Inteligencia de procesos: análisis y optimización de procesos de negocio completos, de principio a fin. Inteligencia de negocios: análisis detallado de pasos individuales del proceso.

Fuentes de datos

Inteligencia de procesos: utiliza registros de eventos, auditorías, interacciones de usuario y actividades de escritorio como fuentes de datos primarias. Inteligencia de negocios: utiliza datos de diferentes fuentes relacionadas a un paso/parte específica de un proceso de empresa para analizar y visualizar patrones, tendencias y anomalías.

Resultados

Inteligencia de procesos: proporciona información que ayuda a las organizaciones a mejorar procesos, ofreciendo una mayor comprensión del contexto global de los pasos específicos y las variaciones entre las instancias del proceso.Inteligencia de negocios: proporciona información que ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas y basadas en datos.

Herramientas

Inteligencia de procesos: las herramientas de Process Intelligence incluyen minería de procesos, minería de tareas, análisis, monitoreo, predicción y simulación de procesos. Inteligencia de negocios: las herramientas de Business Intelligence incluyen dashboards, reportes, análisis de datos, visualización.

Similitudes entre inteligencia de procesos e inteligencia de negocios

Tanto la inteligencia de procesos como la inteligencia de negocios utilizan datos organizacionales para generar información visual que respalde la gestión empresarial y la toma de decisiones. A menudo, utilizan los mismos almacenes de datos, pero con enfoques y herramientas distintas. Entender esta diferencia es esencial para estudiantes de negocios y profesionales, ya que constituyen la base para tomar decisiones informadas y optimizar las operaciones empresariales en un mundo basado en los datos.

¿Cuál elegir: inteligencia de procesos o inteligencia de negocios?

Aunque a simple vista puedan parecer similares, la inteligencia de procesos y inteligencia de negocios cumplen funciones distintas dentro del análisis organizacional. BI proporciona información sobre los pasos individuales del proceso, uno por uno, y permite desglosar métricas en dimensiones tradicionales; PI ofrece una comprensión global de los procesos de negocio, permitiendo entender cómo se ejecutan realmente y qué puede mejorarse.

Es importante que quienes se inician en la inteligencia de procesos y la minería de procesos comprendan que, aunque BI y PI pueden parecer similares, son muy diferentes en cuanto a sus capacidades y enfoque. Ambos son esenciales para las organizaciones que buscan mejorar sus operaciones y obtener una ventaja competitiva. Comprender las diferencias clave entre BI y PI es crucial para seleccionar las herramientas y enfoques adecuados que les permitan alcanzar los objetivos de su organización.

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