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ホワイトボードから脱却 ~業務プロセスの見える化~
ABBYY Japan エンジニアリングチーム
3月10日, 2021
業務プロセスの改善活動といえば、「ホワイトボードに付箋」。そう思っていませんか？
ここから、本当にコストやボトルネックを見つけられますか？
例外処理が何種類あるか見つけられますか？
時代に即さないホワイトボードから脱却し、DX（デジタルトランスフォーメーション）を遂行し、ツールを使うことがこれからの時代には求められます。データを使った分析が重要です。
ツールを使った改善活動を行う６つのメリットと注意点を説明します。
- 現在全体として何が起こっているか
- 想定外のパターンの発見
- 例外と思われる特殊プロセスでは何が起こっているのか
- どこを改善すべきか
- 改善シミュレーション
- 継続的に例外処理や重大なミスを自動監視
- 業務プロセスの改善にツールを活用するための注意点
以下、ABBYY Timeline（プロセスマイニングツール）を使い、具体的に説明します。
1．「現在全体として何が起こっているか」を把握するため、まず構造化します。
「ABBYY Timeline スキーマ分析」について詳しく知りたい方はこちら。
2．「想定外のパターン発見」のため、何種類のパターンが存在するか確認します。
全体の数量だけではなく、全体コストや平均コストも見ていきます。
「Timeline パス分析」について詳しく知りたい方はこちら。
3.「明らかに例外と思われるプロセスが実行されたもの」の詳細を確認していきます。
何が起きているのでしょうか。ありえないパスがないかを構造から分析します。
以下の図は、上のTimelineの中から１つを選択し、スキーマ分析でどのようなプロセスが実行されたか確認しています。
4．ボトルネックを可視化して、「どこを改善すべきか」を明確にします
リンク先に、ボトルネックの可視化手順、分析についての指南がございます。
5．分析で今起こっていることを確認したら、どこのコストや工数を削減すべきか「シミュレーション」します。
ここでは、改善後の想定コストを入力し、全体への影響度を確認します。
どのプロセスを改善する必要があるか、工数やコストを軸に改善後の数値を見ながら目標値を調整していきます。
6．問題のあるプロセスを改善したあとは、今後ルール違反が起こらないよう、「プロセスを自動監視」します。
アラートを送る基準を設定し、ツールに継続的にプロセスを自動監視させ、手作業での管理から解放されます。アラート設定についてはこちら。
7．「業務プロセスの改善にツールを活用するための注意点」
ツールを使って業務プロセスを改善するメリット
- データを元に分析するので客観的
- 可視化による素早い理解と共有
ツールを活用するために必要な準備
- 必要なデータの用意
- 単一システム内のデータで完結しない場合はデータ連携ツールを使用
ABBYY Timelineはプロセスの可視化に特化しているので、データの準備さえできれば専門知識がなくても簡単に使えます。ホワイトボードの前に集まる機会を増やすよりも、DXによって可視化された業務プロセスを画面で共有して改善活動に取り組む時代です。
今回のブログで紹介しているABBYY Timelineの機能を試してみたい方は、こちらから「体験版を申し込む」をクリックし、無償トライアルライセンスをお申込みください。
ABBYY Japan エンジニアリングチーム
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