¿Qué es la inteligencia de procesos?

En el entorno empresarial competitivo actual, optimizar y agilizar los procesos de negocios es crucial para el éxito y la ventaja a largo plazo de una organización. Sin embargo, a pesar del auge de la transformación digital, muchas herramientas de Process Mining (minería de procesos) y Task Mining (minería de tareas) por sí solas no logran resolver todos los desafíos relacionados con los procesos. Las limitaciones de estas soluciones de primera generación han impulsado la aparición de plataformas integrales de inteligencia de procesos (Process Intelligence), diseñadas para responder a estas demandas de forma más completa y profunda. Una verdadera solución de inteligencia de procesos debe apoyar completamente cinco pilares clave que son esenciales para una transformación de procesos holística.

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Inteligencia de procesos - ¿Qué es?
Beneficios de la inteligencia de procesos
Casos de uso de la inteligencia de procesos
Inteligencia de procesos y automatización inteligente
Preguntas frecuentes

Inteligencia de procesos - ¿Qué es?

La inteligencia de procesos combina capacidades basadas en datos que se enfocan en el análisis y la mejora de las operaciones empresariales. Utiliza datos provenientes de los propios sistemas de información de la empresa para descubrir patrones e ideas que conducen a nuevas eficiencias operativas. Los cinco pilares esenciales para una inteligencia de procesos sostenible son: descubrimiento de procesos, análisis de procesos, monitoreo de procesos, predicción de procesos y simulación de procesos. Las organizaciones pueden utilizar estos conocimientos para descubrir, entender y gestionar la ejecución de sus procesos de forma más eficaz.

Los 5 pilares de la inteligencia de procesos

1. Descubrimiento de procesos

El descubrimiento de procesos es el primer paso para entender cómo realmente funciona un proceso, e incluye tanto la minería de procesos como la minería de tareas. La minería de procesos reconstruye procesos a partir de los registros de eventos, mientras que la minería de tareas analiza las actividades realizadas por los usuarios en sus escritorios para completar la visión del proceso.

Por ejemplo, un proveedor de salud puede utilizar la minería de procesos para reconstruir el proceso de admisión de pacientes analizando los registros del sistema EHR. A la vez, la minería de tareas puede observar las acciones del personal administrativo para detectar pasos no registrados. Esta visión integral es clave para identificar cuellos de botella, redundancias y desviaciones, lo cual mejora la eficiencia y la satisfacción del paciente.

2. Análisis de procesos

El análisis de procesos implica el uso de herramientas especializadas para visualizar y analizar datos de ejecución. Por ejemplo, una aseguradora puede identificar cuellos de botella o ineficiencias en su sistema de gestión de reclamaciones. Al hacer estas herramientas accesibles a usuarios técnicos y no técnicos, se fomenta una cultura de mejora continua, reducción de costos operativos y mayor satisfacción del cliente.

3. Supervisión de procesos

La supervisión de procesos permite definir patrones que deben cumplirse o evitarse, y activa alertas o respuestas automáticas cuando ocurren desviaciones. Por ejemplo, un banco puede establecer una secuencia específica para la aprobación de préstamos. El sistema alertará si no se sigue el patrón, permitiendo acciones correctivas rápidas. Esta vigilancia activa reduce riesgos, mejora tiempos de respuesta y garantiza una experiencia consistente.

4. Predicción de procesos

La predicción de procesos utiliza patrones históricos para entrenar motores de inteligencia artificial (IA) y prever resultados probables desde las primeras etapas. Por ejemplo, una aseguradora puede predecir el desenlace de una reclamación, lo que permite resolver problemas antes de que se agraven. Esto acelera la resolución, reduce costos y mejora la experiencia del cliente.

5. Simulación de procesos

La simulación de procesos permite utilizar datos históricos para configurar automáticamente simulaciones. Estos modelos pueden ajustarse para probar cambios antes de implementarlos. Por ejemplo, un banco puede simular el impacto de cambiar los niveles de personal en el área de aprobación de préstamos, ayudando a tomar decisiones informadas que optimicen la eficiencia operativa.

Beneficios de la inteligencia de procesos

Los enfoques tradicionales de mejora de procesos de inteligencia de negocios se basan en observaciones manuales, entrevistas y encuestas —métodos subjetivos y lentos. La inteligencia de procesos accede a datos internos para optimizar procesos y automatizar el monitoreo, permitiendo una mejora continua. Al aprovechar la inteligencia de procesos, las organizaciones pueden obtener una amplia gama de beneficios, entre los que se incluyen los siguientes.

Mayor eficiencia y productividad. La inteligencia de procesos ayuda a identificar ineficiencias, pasos redundantes y cuellos de botella. Al eliminar estos obstáculos, las empresas reducen el trabajo manual y aumentan la eficiencia y la productividad generales.

Decisiones basadas en datos. Al proporcionar información valiosa sobre cómo se correlacionan los diferentes patrones de ejecución de procesos con resultados específicos, la inteligencia de procesos permite a las organizaciones tomar decisiones informadas basadas en datos históricos y en tiempo real.

Mejor cumplimiento y gestión de riesgos. La inteligencia de procesos detecta incumplimientos y facilita la remediación antes de que se conviertan en problemas mayores, reduciendo riesgos legales y financieros.

Mejora continua de los procesos. El monitoreo y el análisis de procesos constantes permiten detectar oportunidades de mejora y adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones del mercado.

Reducción de costos. Al identificar y eliminar ineficiencias, se reducen los costos operativos. La inteligencia de procesos optimiza la asignación de recursos y ayuda a evitar errores y retrabajos.

Casos de uso de la inteligencia de procesos

Aplicar la inteligencia de procesos en la transformación digital permite evaluar impactos futuros, gestionar cambios, garantizar la ejecución adecuada de automatizaciones e impulsar una mejora continua. Empresas de todos los sectores utilizan la inteligencia de procesos para obtener resultados en diversos casos de uso.

Salud

Hospitales y centros médicos utilizan la inteligencia de procesos para mejorar la experiencia del paciente y la eficacia clínica, mantener estándares de calidad y evitar riesgos de incumplimiento. El monitoreo en tiempo real permite alertas proactivas cuando se detectan desviaciones.

Banca

Los bancos y otras instituciones financieras usan la inteligencia de procesos para impulsar la transformación digital, asegurar el cumplimiento normativo y reducir errores costosos. Analizan transacciones casi en tiempo real, mejorando el servicio al cliente y la precisión de los informes. La supervisión de procesos les ayuda a garantizar que se mantienen los acuerdos de nivel de servicio, los mandatos de cumplimiento y los requisitos legislativos.

Seguros

Las aseguradoras aplican analítica predictiva para mejorar la evaluación y selección de riesgos. El monitoreo automatizado mejora el cumplimiento y aumenta la productividad al facilitar el procesamiento directo de datos (straight-through processing). Esto genera valor tanto para empleados internos como socios externos.

Combinando inteligencia de procesos con automatización inteligente

La transformación digital implica integrar tecnología en todos los aspectos del negocio, redefiniendo cómo se opera y se ofrece valor. Los esfuerzos exitosos implican un replanteamiento radical de cómo una organización utiliza la tecnología, las personas y los procesos para cambiar fundamentalmente el rendimiento empresarial. En este contexto, la automatización inteligente de procesos (Intelligent Process Automation - IPA) es clave, combinando IA con automatización para crear procesos inteligentes y adaptables.

Ejemplo real

Una empresa manufacturera global identificó el proceso de order-to-cash como prioritario. Con herramientas de Process Mining, detectó cuellos de botella como la entrada manual de datos, múltiples traspasos y falta de estandarización.

Gracias a estas observaciones, implementó mejoras como:

• Eliminación de pasos innecesarios
• Reducción de traspasos
• Estandarización de tareas

Posteriormente, la empresa integró una solución de automatización inteligente de procesos con bots RPA (automatización robótica de procesos) para la introducción y extracción de datos, algoritmos de IA para la toma de decisiones, automatización de flujos de trabajo para organizar el proceso de extremo a extremo y herramientas de Process Intelligence para monitorear el rendimiento y descubrir nuevas oportunidades de mejora.

Un enfoque holístico para la inteligencia de procesos

Aunque muchas herramientas de minería de procesos o minería de tareas prometen soluciones completas, pocas abordan la complejidad de los procesos reales. Solo una solución que respalde los cinco pilares clave y la adopción de un enfoque holístico que abarque todos estos aspectos pueden lograr una transformación significativa y sostenible.

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