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Informação/Comunicação / Accounts Payable

Brasileira ONSET otimiza processamento de contas telefônicas com uso do ABBYY FlexiCapture

Visão geral do Cliente

Nome ONSET
Sede Brasil
Indústria Informação e comunicação
Web
DESAFIO

Otimizar processamento de contas telefõnicas.

SOLUÇÂO

ABBYY FlexiCapture

RESULTADOS
  • Processamento totalmente automatizado
  • Criação de um arquivo digital

A ONSET é conhecida no mercado de TI e Telecomunicações desde 1996, desenvolvendo soluções para otimização e redução de custos de processos. A empresa tem grande experiência em projetos nacionais e internacionais, e profundo conhecimento em planejamento, construção, operação e gestão de ambientes de serviços de TI e Telecom.

Projeto

Com a privatização das telecomunicações em 1998 e a emergência de novas operadoras neste setor, com uma oferta sem precedentes de novos serviços e funcionalidades, o gerenciamento de custos de telecomunicações tornou-se realmente complexo. Havia um cenário de crescimento exponencial da rede telefônica e do acesso à internet. Este crescimento estava associado a uma redução progressiva dos valores unitários de minutos de tráfego de voz e Kbps oferecidos.

A expansão mais notável pode ser vista no campo da telefonia móvel. No Brasil, a rede iniciou seu desenvolvimento com cerca de 30 milhões de aparelhos em 1998 e os multiplicou rapidamente, chegando a 245 milhões de celulares em 2010.

Assim, o uso de serviços de telecomunicações acabou por se tornar um dos maiores custos para as empresas. Ciente disto, a ONSET assumiu o desafio de reduzir as despesas das empresas nesta área através da auditoria de faturas telefônicas. A tarefa nem de longe foi um mar de rosas.



Para o gerenciamento efetivo dos custos de telecomunicações, um elemento chave é a validação das faturas. Esta validação deve ser feita comparando os valores dos itens cobrados pelas operadoras com os valores contratados pelos clientes. O ponto que complica a tarefa é o grande volume de itens das faturas de telefonia e as várias formas de designações utilizadas pelos operadores, para as quais não existem normas. No processamento do tráfego mensal de faturas, dois grandes obstáculos fazem com que a validação manual se torne inviável ou mesmo impossível: a variável quantia de faturas mensais e o grande volume de itens a serem vistos (algumas contas apresentam até 10 milhões de itens).

A tarefa primordial que a ONSET se propôs a fazer foi aplicar uma ferramenta adequada para automatizar o processamento de milhares de contas.

Solução

A ferramenta usada deveria ser capaz de converter contas impressas em arquivos eletrônicos de forma rápida e precisa, com mínima intervenção manual; deveria ainda ser capaz de trabalhar com cabeçalhos, tabelas, etiquetas e outras informações cruciais para o processo contidas nas contas impressas.

O ABBYY FlexiCapture foi a solução encontrada pela ONSET para atender suas necessidades em grande velocidade mas sem perda de qualidade. Primeiramente as faturas são escaneadas e importadas para a ferramenta. Os documentos parecem ter estrutura similar mas não são completamente iguais. São analisados pelo FormDesigner — um dos componentes do ABBBYY FlexiCapture — que ajusta o sistema para reconhecer e extrair os dados necessários.

A partir daí os dados são verificados e exportados para um formulário estruturado, altamente confiável, acurado e de fácil localização em outros formatos processados posteriormente no fluxo de trabalho.

“Sempre sugerimos a nossos clientes implementar um processo que tenha apoio de pessoas talentosas e qualificadas, juntamente com uma ferramenta adequada.”
Director de ONSET

Resultado

Ao adotar o ABBYY FlexiCapture, a ONSET ganhou a possibilidade de dar às faturas impressas o tratamento padronizado, com análise acurada de documentação e com coleta de dados. Normalmente todo isso só pode ser feito com as faturas eletrônicas. O único passo adicionado neste processo era a digitalização e a exportação dos dados para arquivo eletrônico. Isso ajuda muito a reduzir os custos gerais do processo.

A solução satisfez perfeitamente às necessidades dos clientes da ONSET, uma vez que muitos deles já vinham sendo obrigados a lidar com faturas impressas — a validação das contas em papel é uma realidade do mercado — e a lacuna neste tipo de necessidade foi sanada.

Como resultado, a ONSET expandiu tanto o número de clientes como o faturamento, encontrando no ABBYY FlexiCapture uma solução real para suas necessidades.

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