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Alimentos e bebidas / Contabilidade/Processamento de faturas

O Centro de Serviços Financeiros Compartilhados da YUM China se beneficia de ABBYY FlexiCapture

Visão geral do Cliente

Nome YUM! Restaurants China
Sede China
Indústria Atacado e Varejo
Web

Visão geral do parceiro

Nome Shanghai Taibi Information Technology LTD
Sede China
Web
DESAFIO

Processar mais de 20,000 faturas de diferentes tipos por dia.

SOLUÇÂO

Implantação de solução baseada no ABBYY FlexiCapture Distributed.

RESULTADOS
  • O volume de faturas processadas por dia foi elevado em 4 vezes;
  • Os trabalhadores envolvidos diminuíram em 9 vezes;
  • Melhora significativa na qualidade e precisão da extração de dados.

YUM! Restaurantes (China) baseada em Xangai é a divisão chinesa da empresa internacional YUM! Brands, Inc. É o principal desenvolvedor de varejo do país, com mais de 7.100 restaurantes em mais de 1.100 cidades.

Em 1987 KFC® foi a primeira cadeia de restaurantes a entrar na China, e atualmente é a marca número um de QSR Ocidental na China; Pizza Hut® introduziu a pizza e refeições do estilo ocidental para a China e hoje em dia é a marca de jantar casual ocidental líder no país. O crescimento das marcas YUM na China é impulsionado por sua equipe local altamente experiente, um sistema de distribuição em todo o país e dedicação à inovação à qualidade do produto que fornece a base da estratégia das marcas.

ESCOPO DO PROJETO

16

escritórios na China

9 vezes

menos pessoas envolvidas

20,000

faturas processadas por dia

Desafio

Como grande empresa, a YUM enfrenta a questão do fluxo extenso de documentos. Os documentos processados são constituídos principalmente por faturas, incluindo IVA e faturas de envio.

Previamente, todos os documentos costumavam ser processados manualmente por funcionários do departamento financeiro em vários escritórios da YUM em toda a China. Os dados inseridos foram combinados com um contrato no sistema ERP, que determinou se o pagamento foi feito. A entrada manual causou numerosos erros. Além disso, devido às grandes quantidades de faturas de diferentes fornecedores, a empresa só poderia remeter pagamentos após a correspondência manual de faturas e contratos. Isso, obviamente, diminuiu a velocidade do processamento de documentos.

Para reduzir a quantidade de trabalho manual e aumentar a eficiência e precisão, a empresa tomou a decisão de centralizar seus processos financeiros e automatizar a extração de informações de faturas usando tecnologias de captura de dados.

Solução

Como a maioria das empresas modernas com uma ampla rede de filiais e um grande número de divisões separadas, a YUM optou por mudar para o modelo do Financial Shared Service Center (FSSC). Delegar processos de suporte a um back office centralizado permite reduzir os custos operacionais e aumentar a qualidade dos resultados. Para automatizar os processos de negócios no FSSC, a YUM decidiu implementar uma solução de captura de dados.

Depois de experimentar várias soluções, a YUM escolheu o ABBYY FlexiCapture, apresentado pelo parceiro da ABBYY no país — Shanghai Taibi Information Technology LTD. O projeto foi implementado no prazo de 1 ano, que incluiu desenvolvimento e teste de modelos, integração com sistema financeiro, etapa de POC para processamento de lote pequeno e, finalmente, processamento de ciclo completo.

Hoje, os documentos são digitalizados com scanners portáteis, e as imagens resultantes são transferidas através de FTP para o ABBYY FlexiCapture implantado no FSSC. O software classifica automaticamente as faturas digitalizadas (IVA ou tipo de envio) e aplica modelos correspondentes. Os dados relevantes são extraídos e exportados para o sistema financeiro personalizado desenvolvido pela empresa (ERP) com a ajuda de um módulo especial. Ao mesmo tempo, o número de pedido da nota fiscal corresponde a um contrato no sistema YUM ERP, permitindo ao departamento financeiro verificar novamente os pagamentos.

ABBYY FlexiCapture tornou este passo mais rápido e mais confiável, sendo a melhor qualidade de reconhecimento automático do que a entrada manual de dados. Para aumentar ainda mais a precisão dos campos de dados críticos, a YUM colaborou com os consultores técnicos da Taibi Information Technology para introduzir regras de validação automática e métodos adicionais de verificação e correspondência de dados.

YUM encontrou o modelo de FSSC da organização do fluxo de trabalho para ser o mais eficiente. ABBYY FlexiCapture coleta e envia automaticamente os dados para o centro de processamento em conjunto, onde os operadores executam a verificação. Assim, o FSSC não só ajuda a agilizar o processo de trabalho, mas também poupa tempo para a entrega de documentos e minimiza os erros graças à padronização e simplificação do processamento de faturas.

Na primeira etapa após o lançamento, a quantidade de documentos processados pelo sistema era de 5.000 a 8.000 por dia, mais tarde o volume aumentou para mais de 20.000 por dia. A longo prazo a empresa planeja expandir o sistema para processar volumes ainda maiores.

“Um aumento nas despesas e nos requisitos de precisão de dados nos fez mudar para novas tecnologias. No entanto, após ter tentado soluções de reconhecimento de dados diferentes, descobrimos que não havia nenhuma oportunidade para alcançar o nível de precisão necessário ao usá-los. Em seguida, optamos pela marca internacional ABBYY. Agora, quase um ano após a implantação e otimização do projeto, a quantidade de faturas que são processadas de forma totalmente automática (isto é, não há erros no reconhecimento de dados e as faturas não passam por uma etapa de verificação envolvendo um operador) aumentou para quase 70%. Os resultados superaram todas as nossas expectativas. Neste momento estamos completamente satisfeitos com a estabilidade do software e a alta eficiência de reconhecimento.”
John Zhou, Gerente de projeto YUM

Resultados

Antes do lançamento do projeto, havia 16 escritórios em torno da China, e mais de 900 pessoas haviam se envolvido no processamento de documentos e na entrada de dados.

Desde que o ABBYY FlexiCapture foi implantado, a mesma quantidade de trabalho foi realizada por menos de 100 pessoas no FSSC. Além disso, o software da ABBYY permitiu à empresa liberar os funcionarios, melhorar significativamente a qualidade e precisão dos dados extraídos e aumentar a eficácia dos processos de negócios.

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