YUM! Restaurantes (China) baseada em Xangai é a divisão chinesa da empresa internacional YUM! Brands, Inc. É o principal desenvolvedor de varejo do país, com mais de 7.100 restaurantes em mais de 1.100 cidades.
Em 1987 KFC® foi a primeira cadeia de restaurantes a entrar na China, e atualmente é a marca número um de QSR Ocidental na China; Pizza Hut® introduziu a pizza e refeições do estilo ocidental para a China e hoje em dia é a marca de jantar casual ocidental líder no país. O crescimento das marcas YUM na China é impulsionado por sua equipe local altamente experiente, um sistema de distribuição em todo o país e dedicação à inovação à qualidade do produto que fornece a base da estratégia das marcas.
escritórios na China
menos pessoas envolvidas
faturas processadas por dia
Como grande empresa, a YUM enfrenta a questão do fluxo extenso de documentos. Os documentos processados são constituídos principalmente por faturas, incluindo IVA e faturas de envio.
Previamente, todos os documentos costumavam ser processados manualmente por funcionários do departamento financeiro em vários escritórios da YUM em toda a China. Os dados inseridos foram combinados com um contrato no sistema ERP, que determinou se o pagamento foi feito. A entrada manual causou numerosos erros. Além disso, devido às grandes quantidades de faturas de diferentes fornecedores, a empresa só poderia remeter pagamentos após a correspondência manual de faturas e contratos. Isso, obviamente, diminuiu a velocidade do processamento de documentos.
Para reduzir a quantidade de trabalho manual e aumentar a eficiência e precisão, a empresa tomou a decisão de centralizar seus processos financeiros e automatizar a extração de informações de faturas usando tecnologias de captura de dados.
Como a maioria das empresas modernas com uma ampla rede de filiais e um grande número de divisões separadas, a YUM optou por mudar para o modelo do Financial Shared Service Center (FSSC). Delegar processos de suporte a um back office centralizado permite reduzir os custos operacionais e aumentar a qualidade dos resultados. Para automatizar os processos de negócios no FSSC, a YUM decidiu implementar uma solução de captura de dados.
Depois de experimentar várias soluções, a YUM escolheu o ABBYY FlexiCapture, apresentado pelo parceiro da ABBYY no país — Shanghai Taibi Information Technology LTD. O projeto foi implementado no prazo de 1 ano, que incluiu desenvolvimento e teste de modelos, integração com sistema financeiro, etapa de POC para processamento de lote pequeno e, finalmente, processamento de ciclo completo.
Hoje, os documentos são digitalizados com scanners portáteis, e as imagens resultantes são transferidas através de FTP para o ABBYY FlexiCapture implantado no FSSC. O software classifica automaticamente as faturas digitalizadas (IVA ou tipo de envio) e aplica modelos correspondentes. Os dados relevantes são extraídos e exportados para o sistema financeiro personalizado desenvolvido pela empresa (ERP) com a ajuda de um módulo especial. Ao mesmo tempo, o número de pedido da nota fiscal corresponde a um contrato no sistema YUM ERP, permitindo ao departamento financeiro verificar novamente os pagamentos.
ABBYY FlexiCapture tornou este passo mais rápido e mais confiável, sendo a melhor qualidade de reconhecimento automático do que a entrada manual de dados. Para aumentar ainda mais a precisão dos campos de dados críticos, a YUM colaborou com os consultores técnicos da Taibi Information Technology para introduzir regras de validação automática e métodos adicionais de verificação e correspondência de dados.
YUM encontrou o modelo de FSSC da organização do fluxo de trabalho para ser o mais eficiente. ABBYY FlexiCapture coleta e envia automaticamente os dados para o centro de processamento em conjunto, onde os operadores executam a verificação. Assim, o FSSC não só ajuda a agilizar o processo de trabalho, mas também poupa tempo para a entrega de documentos e minimiza os erros graças à padronização e simplificação do processamento de faturas.
Na primeira etapa após o lançamento, a quantidade de documentos processados pelo sistema era de 5.000 a 8.000 por dia, mais tarde o volume aumentou para mais de 20.000 por dia. A longo prazo a empresa planeja expandir o sistema para processar volumes ainda maiores.
Antes do lançamento do projeto, havia 16 escritórios em torno da China, e mais de 900 pessoas haviam se envolvido no processamento de documentos e na entrada de dados.
Desde que o ABBYY FlexiCapture foi implantado, a mesma quantidade de trabalho foi realizada por menos de 100 pessoas no FSSC. Além disso, o software da ABBYY permitiu à empresa liberar os funcionarios, melhorar significativamente a qualidade e precisão dos dados extraídos e aumentar a eficácia dos processos de negócios.
