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O ABBYY FlexiCapture processa antigos holerites para a empresa de eletricidade peruana

Setor energético | Arquivamento digital

Visão geral do Cliente

Nome Luz del Sur
Sede Lima, Peru
Setor Petróleo e Gás
Web

Visão geral do parceiro

Nome Arnebuk Perú SAC
Sede Lima, Peru
Web
DESAFIO

Processar holerites manuscritos em um curto período de tempo.

SOLUÇÂO

ABBYY FlexiCapture

RESULTADOS
  • 1 mês em vez de 5 para processar 80.000 documentos;
  • Conformidade com regulamentações governamentais.

A Luz del Sur é uma empresa privada de distribuição de eletricidade que atende a mais de um milhão de clientes na região sudeste de Lima, capital do Peru. É uma das empresas mais importantes do país, detendo mais de 30% do mercado de distribuição de energia elétrica e uma das principais distribuidoras de energia elétrica da América do Sul. Quando o governo peruano exigiu que todas as empresas que operaram no período entre 1979 e 1998 apresentassem informações sobre seus funcionários e suas contribuições para o FONAVI (Fundo Nacional de Moradia / Fundo Nacional de Habitação), a Luz del Sur decidiu escolher uma solução moderna e automática eficiente sobre a entrada manual de dados.

Desafio

Em 2014, a empresa se deparou com um pedido do governo para enviar todos os recibos de pagamento de seus funcionários ao Ministério da Economia e Finanças do Peru durante um longo período de tempo — entre 1979 e 1998. O volume foi significativo, em torno de 80.000 páginas, mas esse foi o menor dos problemas. O que realmente tornou um desafio foi o fato de que esses recibos de vencimento tinham pelo menos 20 anos, o que significava que não apenas eram de baixa qualidade devido à sua idade física, mas também tinham sido originalmente datilografados. 5 pessoas teriam que se envolver nessa tarefa tediosa e demorada, a entrada manual de dados em planilhas do Excel.

Sendo uma empresa progressista que se mantém no topo dos avanços tecnológicos, a Luz del Sur tem coisas mais importantes a fazer do que desperdiçar tempo e recursos em tarefas banais, ela precisa trazer luz para as pessoas. Depois de pensar cuidadosamente, eles decidiram procurar uma solução que automatizasse esse projeto.

“O software da ABBYY provou seu potencial ao processar documentos com mais de 20 anos de idade, isto é, documentos que foram preenchidos com uma máquina de escrever e não com impressoras de alta qualidade que existem hoje. Isso viveu até todas nossas expectativas e encontrou-se com todas as exigências.”
Representante da Luz del Sur

Solução

A Luz del Sur entrou em contato com o provedor de soluções de TI Arnebuk Perú SAC, o parceiro peruano da ABBYY. Depois que o problema foi explicado, os especialistas da Amebuk recomendaram a poderosa plataforma de captura de dados e processamento de documentos ABBYY FlexiCapture, que ajuda a automatizar a captura e extração de dados de qualquer tipo de documento. A plataforma foi introduzida no fluxo de trabalho e implementada com sucesso.

O ABBYY FlexiCapture digitalizou os holerites ou importou as imagens processadas por meio de Hot Folder, com o trabalho distribuído entre duas estações de operação. As imagens foram então salvas no formato TIFF, e os dados foram exportados para um banco de dados no Access®, para depois serem enviados ao FONAVI em um arquivo TXT, conforme exigido pela regulamentação governamental.

Mesmo que o reconhecimento de antigos holerites não seja uma tarefa trivial (já que o papel tende a deteriorar-se com o tempo), não houve problema para o ABBYY FlexiCapture, que possui um módulo integrado para aprimoramento de imagem. Outro aspecto problemático é o fato de que esses documentos foram datilografados, o que também não foi um obstáculo para o ABBYY FlexiCapture, pois suas configurações podem ser ajustadas para o reconhecimento de fontes datilografadas.

Por último, mas não menos importante, todos os documentos estavam obviamente em espanhol, no entanto, isso não foi problema para o software ABBYY porque a ABBYY, como especialista em tecnologias linguísticas, fornece OCR (reconhecimento de caracteres impressos por impressoras) para mais de 180 idiomas e ICR ( reconhecimento de caracteres manuscritos) para mais de 100 idiomas.

Resultados

Depois que os especialistas da Arnebuk ajustaram o projeto e criaram modelos especiais para automatizar a extração de dados e exportá-los para o banco de dados, foram necessários apenas 3 operadores (2 trabalhando regularmente e 1 realizando controle aleatório de qualidade) e 1 mês para concluir a tarefa, levando 15 dias para a verificação da qualidade.

Embora tenha sido um projeto único, a solução provou ser tão útil e eficiente que, desde então, a Luz del Sur a introduziu em outros três processos internos e continua a utilizá-la a cada três meses.

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