A World Vision é uma organização global de desenvolvimento, ajuda humanitária e advocacia dedicada à criação de um ambiente de apoio que garanta o bem-estar e a proteção integral de crianças de famílias indigentes. Dada a sua natureza cristã e o foco das suas atividades, a organização precisa avaliar as condições sociais, demográficas e econômicas nas comunidades onde as crianças vivem, assim como acompanhar a dinâmica das condições mencionadas. Além de cumprir a missão da World Vision, essa avaliação é importante para informar aos doadores sobre os resultados do trabalho da organização.
A World Vision na Colômbia abrange seis regiões e impacta a vida de mais de 80.000 crianças. Devido a essa ampla escala e respeito às peculiaridades locais, a World Vision precisa coletar informações em vários formatos, dependendo do objetivo da pesquisa, tópico, tempo e volume dos questionários (linhas de base, testes de nível de entrada e de saída, registo dos participantes).
Para atender a essa necessidade de informações, os funcionários da organização precisavam fazer diversos trabalhos manuais ou, às vezes, terceiros eram contratados. Isso levou a altos custos, despesas administrativas extras e atrasos na obtenção dos resultados necessários para os relatórios.
A Indexa Soluciones Tecnológicas S.A.S., parceira da ABBYY e fornecedora de tecnologias de captura de dados para a World Vision Colômbia desde 2005, propôs implementar o ABBYY FlexiCapture na organização.
A World Vision Colômbia já estava utilizando formulários criados para reconhecimento de OCR. A compra do ABBYY FlexiCapture, deu ao pessoal a oportunidade de projetar seus próprios formulários de questionário personalizados para diferentes regiões de acordo com as necessidades de informação, realizar a verificação de dados em qualquer lugar do país e obter resultados dentro do prazo requerido pelos seus clientes externos e internos. O ABBYY FlexiCapture implica uma maior flexibilidade na implementação de diferentes questionários, supervisionando o processo e obtendo informações dentro das datas programadas, tudo em uma única ferramenta.
Após a implementação do ABBYY FlexiCapture, o processo de trabalho é organizado da seguinte maneira. Primeiro, os questionários são projetados na ferramenta FormDesigner utilizada para criar formulários legíveis. Então eles são impressos e preenchidos em um formulário impresso.
Quando concluídos, esses formulários são digitalizados e importados para o ABBYY FlexiCapture. O sistema não apenas realiza reconhecimento óptico, como também extrai dados dos campos necessários com a ajuda de modelos especialmente projetados. O software inteligente analisa a área em torno de um campo para determinar o tipo de seu conteúdo, recupera os dados necessários e os envia para verificação pelos operadores. As informações resultantes são exportadas para arquivos simples, que são utilizadosposteriormente para alimentar os processos internos da empresa.
Atualmente, a World Vision na Colômbia tem 15 formulários de questionários diferentes, que são projetados e processados internamente utilizando as ferramentas FlexiCapture.
Para cada tipo, cerca de 400 livretos de 10 páginas foram impressos. No total, atualmente, equivale a aproximadamente 60.000 páginas e, de acordo com o cliente, há planos para ampliar ainda mais o processo.
A ABBYY FlexiСapture concedeu autonomia ao escritório colombiano da World Vision em termos de concepção e processamento de formulários de pesquisa para monitoramento e avaliação de suas atividades, bem como para investigação social no campo.
O cliente observa que o tempo de resposta se tornou muito melhor e agora eles podem atender a mais solicitações internas do que antes. Os custos também reduziram consideravelmente em comparação com os custos de terceirização. Outro resultado importante do projeto é a transparência da pesquisa, a qualidade e a pontualidade dos dados fornecidos que são utilizados por relatórios para vários órgãos dentro e fora da organização.
A World Vision também está planejando projetar e processar grandes volumes de questionários no futuro, gerenciando seus projetos em tempos mais curtos e garantindo a segurança do pessoal de campo conduzindo as entrevistas. Em contraste com a utilização de telefones celulares para a realização de pesquisas, os questionários em papel permitem a coleta de dados em áreas ou comunidades com baixos padrões de vida, e os riscos de segurança para o pessoal são muito menores neste caso.
Mas o mais importante de tudo é o impacto social do projeto que consiste na melhoria do bem-estar de muitas crianças colombianas inscritas nos programas da organização.
