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A World Vision monitora seus programas com o ABBYY FlexiCapture

Sem fins lucrativos | Censo/Eleições/Pesquisas

Visão geral do Cliente

Nome World Vision
Sede Bogotá, Colômbia
Setor Sem fins lucrativos
Web

Visão geral do parceiro

Nome Indexa Soluciones Tecnológicas S.A.S.
Sede Bogotá, Colômbia
Web
DESAFIO

Ganhar autonomia no design e processamento de formulários para pesquisa.

SOLUÇÂO

ABBYY FlexiCapture

RESULTADOS
  • Autonomia na condução de pesquisas sociais;
  • Resposta e tempos de relatório mais curtos.

A World Vision é uma organização global de desenvolvimento, ajuda humanitária e advocacia dedicada à criação de um ambiente de apoio que garanta o bem-estar e a proteção integral de crianças de famílias indigentes. Dada a sua natureza cristã e o foco das suas atividades, a organização precisa avaliar as condições sociais, demográficas e econômicas nas comunidades onde as crianças vivem, assim como acompanhar a dinâmica das condições mencionadas. Além de cumprir a missão da World Vision, essa avaliação é importante para informar aos doadores sobre os resultados do trabalho da organização.

Desafio

A World Vision na Colômbia abrange seis regiões e impacta a vida de mais de 80.000 crianças. Devido a essa ampla escala e respeito às peculiaridades locais, a World Vision precisa coletar informações em vários formatos, dependendo do objetivo da pesquisa, tópico, tempo e volume dos questionários (linhas de base, testes de nível de entrada e de saída, registo dos participantes).

Para atender a essa necessidade de informações, os funcionários da organização precisavam fazer diversos trabalhos manuais ou, às vezes, terceiros eram contratados. Isso levou a altos custos, despesas administrativas extras e atrasos na obtenção dos resultados necessários para os relatórios.

A Indexa Soluciones Tecnológicas S.A.S., parceira da ABBYY e fornecedora de tecnologias de captura de dados para a World Vision Colômbia desde 2005, propôs implementar o ABBYY FlexiCapture na organização.

Solução

A World Vision Colômbia já estava utilizando formulários criados para reconhecimento de OCR. A compra do ABBYY FlexiCapture, deu ao pessoal a oportunidade de projetar seus próprios formulários de questionário personalizados para diferentes regiões de acordo com as necessidades de informação, realizar a verificação de dados em qualquer lugar do país e obter resultados dentro do prazo requerido pelos seus clientes externos e internos. O ABBYY FlexiCapture implica uma maior flexibilidade na implementação de diferentes questionários, supervisionando o processo e obtendo informações dentro das datas programadas, tudo em uma única ferramenta.

Após a implementação do ABBYY FlexiCapture, o processo de trabalho é organizado da seguinte maneira. Primeiro, os questionários são projetados na ferramenta FormDesigner utilizada para criar formulários legíveis. Então eles são impressos e preenchidos em um formulário impresso.

Quando concluídos, esses formulários são digitalizados e importados para o ABBYY FlexiCapture. O sistema não apenas realiza reconhecimento óptico, como também extrai dados dos campos necessários com a ajuda de modelos especialmente projetados. O software inteligente analisa a área em torno de um campo para determinar o tipo de seu conteúdo, recupera os dados necessários e os envia para verificação pelos operadores. As informações resultantes são exportadas para arquivos simples, que são utilizadosposteriormente para alimentar os processos internos da empresa.

Atualmente, a World Vision na Colômbia tem 15 formulários de questionários diferentes, que são projetados e processados internamente utilizando as ferramentas FlexiCapture.

Para cada tipo, cerca de 400 livretos de 10 páginas foram impressos. No total, atualmente, equivale a aproximadamente 60.000 páginas e, de acordo com o cliente, há planos para ampliar ainda mais o processo.

Resultados

A ABBYY FlexiСapture concedeu autonomia ao escritório colombiano da World Vision em termos de concepção e processamento de formulários de pesquisa para monitoramento e avaliação de suas atividades, bem como para investigação social no campo.

O cliente observa que o tempo de resposta se tornou muito melhor e agora eles podem atender a mais solicitações internas do que antes. Os custos também reduziram consideravelmente em comparação com os custos de terceirização. Outro resultado importante do projeto é a transparência da pesquisa, a qualidade e a pontualidade dos dados fornecidos que são utilizados por relatórios para vários órgãos dentro e fora da organização.

A World Vision também está planejando projetar e processar grandes volumes de questionários no futuro, gerenciando seus projetos em tempos mais curtos e garantindo a segurança do pessoal de campo conduzindo as entrevistas. Em contraste com a utilização de telefones celulares para a realização de pesquisas, os questionários em papel permitem a coleta de dados em áreas ou comunidades com baixos padrões de vida, e os riscos de segurança para o pessoal são muito menores neste caso.

Mas o mais importante de tudo é o impacto social do projeto que consiste na melhoria do bem-estar de muitas crianças colombianas inscritas nos programas da organização.

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