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Alimentare e bevande / Contabilità

PepsiCo automatizza l'elaborazione delle fatture grazie ad ABBYY

pepsico

Overview cliente

Nome PepsiCo Imaging Technology
Sede centrale Harrison, New York, USA
Settore Alimentare e bevande
Web

Overview partner

Nome Criteria First, Inc.
Sede centrale Carrollton, TX, USA
Settore Value-added Reseller
Web
La sfida

Sostituire l’laborazione manuale delle fatture lenta e soggetta a errore

La soluzione

Elaborazione automatizzata delle fatture passive con ABBYY FlexiCapture

Il risultato

Tassi di errore ridotti, elaborazione più rapida, maggiore efficienza del personale contabile

PepsiCo Imaging Technology crea soluzioni per imaging e gestione dei documenti per la rete globale di entità commerciali di PepsiCo. Le quattro più grandi entità europee del gruppo però, inserivano ancora manualmente i dati da fatture e note di credito in SAP®, un processo molto dispendioso in termini di risorse umane e di tempo, nonché soggetto a errori. Per migliorare questa situazione, PepsiCo ha deciso di automatizzare i processi di contabilità fornitori in queste sedi, cosa che Imaging Technology è riuscita a realizzare con l’aiuto di ABBYY FlexiCapture.

ECCO COME ABBYY PUÒ SUPPORTARVI

più di 21.000

documenti da elaborare

40.000 pagine

in un mix die 5 lingue   

3 mesi

è la durata del progetto per testare un pesante carico di lavoro

La sfida: gestire la massa cartacea di una delle società più importanti al mondo

La serie di marchi PepsiCo gode della fiducia delle famiglie in 200 Paesi nel mondo e i suoi prodotti sono apprezzati da milioni di persone ogni giorno. Per aiutare le decine di entità commerciali del gruppo a gestire la loro documentazione, nel 1989 PepsiCo ha creato il reparto Imaging Tecnology.

“Si è trattata di una scelta lungimirante. Abbiamo creato soluzioni di imaging e di gestione dei contenuti in grande anticipo rispetto ad altre aziende, e lo facciamo da 20 anni”.
Jordan Clevenger, Project Manager di PepsiCo

Il successo di Imaging Technology ha portato PepsiCo ha intraprendere un progetto ambizioso che con il nome in codice "POWER" avrebbe automatizzato l'elaborazione della contabilità fornitori di due entità in Francia, di una in Belgio e di un'altra nei Paesi Bassi. “Facevano tutto manualmente”, ha detto Jignesh Patel, Sr. Imaging Dept. Manager di Imaging Technology. “In Belgio si effettuava l'acquisizione base dell'immagine ma non l'acquisizione dei dati”. Per questa ragione i dati dovevano essere inseriti manualmente nel sistema SAP di PepsiCo con tutte le difficoltà di un processo manuale lento, costoso e soggetto a errore.

Un'unica soluzione per molti Paesi e molte lingue

Patel e il suo team avevano il compito di creare una soluzione di acquisizione automatizzata in grado di supportare diverse lingue, diverse valute, l'elaborazione batch di grandi volumi e i campi dati complessi. Oltre ai nomi dei fornitori e dei clienti, dovevano essere acquisite anche le informazioni relative all'imposta sul valore aggiunto (IVA) così come degli ordini di acquisto, degli importi delle fatture e altre voci.

“L’immissione manuale dei dati era estremamente inefficiente. Il nostro compito era quello di semplificare il processo in modo che ogni entità potesse acquisire e verificare le informazioni delle fatture per l'esportazione nel sistema ERP di PepsiCo. Ciò significava che il prodotto doveva essere completamente integrato in SAP. Fortunatamente avevamo acquisito la giusta competenza in un precedente progetto durante il quale avevamo familiarizzato con una soluzione di acquisizione automatizzata dei formulari: ABBYY FlexiCapture”.
Jignesh Patel, Sr. Imaging Dept. Manager di PepsiCo Imaging Technology

In precedenza, il team di Patel aveva aiutato l'ufficio russo di PepsiCo con il flusso di lavoro di contabilità fornitori, un processo complesso che coinvolgeva diversi tipi di documenti, processi aziendali e lingue. “I loro documenti non erano solo fatture”, ha ricordato Patel. “C'erano altri processi coinvolti, e dovevamo lavorare con i caratteri cirillici. Ci hanno consigliato FlexiCapture e l'abbiamo quindi utilizzato per collaborare con Image Vision, la nostra soluzione in-house per l'archivio dati e il workflow, che converte i dati acquisiti in XML per poi inviarli al sistema backend di SAP. L'integrazione di FlexiCapture è stata agevole e ha funzionato bene da subito”.

Per accelerare il progetto POWER, PepsiCo si è affidata alla competenza di Criteria First, un partner di ABBYY che aveva aiutato Imaging Technology con il progetto russo di PepsiCo. “Abbiamo svolto il lavoro esplorativo di gestire le diverse lingue, valute e imposte sul valore aggiunto”, ha spiegato Russell Kent, Solutions Developer di Criteria First. “Per il progetto POWER abbiamo configurato il software per funzionare allo stesso modo in Francia, Belgio, Paesi Bassi e per alcune entità tedesche, italiane e svizzere che rientrano nella regione dell'Europa occidentale di PepsiCo”.

Patel ha affermato che l'obiettivo iniziale di Criteria First era quello di creare un test pilota per ciascuna delle principali entità da esaminare. “Volevamo garantire la soddisfazione sia degli utenti che della dirigenza. Avendo testato la nuova soluzione, erano tutti d'accordo che avrebbe realmente ridotto il loro carico di lavoro”.

A implementazione completata, il flusso di lavoro della contabilità fornitori è risultato più semplice, automatico ed estremamente efficace in termini di costi. La soluzione si trova presso la sede dati della PepsiCo nel Texas settentrionale a cui si accede in remoto tramite web. Ciò permette di dividere i costi del sistema tra le varie entità commerciali e offre una maggiore coerenza nelle procedure di contabilità fornitori di PepsiCo.

Il processo inizia con la scannerizzazione delle fatture cartacee in una delle cinque lingue da parte di ciascuna entità tramite la stazione di digitalizzazione di ABBYY. I documenti sono poi inviati nel progetto POWER, identificati con l'entità corretta e riconosciuti da FlexiCapture. I nuovi documenti e dati digitali vengono inviati alle stazioni di verifica e una volta verificati vengono inoltrati a Image Vision di PepsiCo per l'approvazione. A questo punto i dati vengono esportati in un file XML nella soluzione ERP di SAP di PepsiCo.

Il risultato

Secondo Patel la nuovasoluzione ha consentito di risparmiare tempo da subito e la precisione di FlexiCapture ha ridotto al minimo i tempi di verifica. “Naturalmente, verifichiamo manualmente ogni indice. Ma si tratta essenzialmente di correggere sporadicamente alcuni caratteri. Non richiede molto tempo, la soluzione è estremamente accurata”.

La precisione di FlexiCapture si è dimostrata stabile anche in casi di carichi di lavoro intensi. Nei primi tre mesi la soluzione del progetto POWER ha elaborato, senza riscontrare problematiche, 2.000 batch, oltre 21.000 documenti e quasi 40.000 pagine in un mix di cinque lingue. Ed è solo l'inizio secondo Kent: “Tutto ciò ci fa capire che questa soluzione può adattarsi per gestire praticamente qualsiasi tipo di carico di lavoro. Da quando è stata implementata, non ho ricevuto nessuna domanda da parte di PepsiCo. Sta funzionando splendidamente”. Jignesh Patel concorda: “Per quanto riguarda ABBYY non è mai stato richiesto il mio coinvolgimento, il che significa che non ci sono problemi e che tutto procede bene”.

Secondo Patel, il team di Imaging Technology sta lavorando a nuove modalità per sfruttare al meglio FlexiCapture. “Siamo ora impegnati a creare una soluzione di contabilità generale a livello globale. Si tratterà di un processo comune che porterà gli stessi benefici ovunque PepsiCo abbia attività di contabilità fornitori. E integrerà ABBYY”.

“Sia gli utenti che la dirigenza sono molto contenti. Abbiamo ridotto i tempi di elaborazione in modo significativo”.
Jignesh Patel, Sr. Imaging Dept. Manager di PepsiCo Imaging Technology
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