Archiviazione digital

Processi aziendali ottimizzati grazie all'archiviazione digitale dei documenti

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Col passare del tempo i documenti aziendali (lettere, contratti o documentazione di progetto) arrivano a occupare volumi importanti e richiedono spazi di archiviazione importanti e costosi. Inoltre, la ricerca manuale dei dati da parte dei dipendenti un’operazione che richiede molto tempo. La soluzione di ABBYY per l’acquisizione dei documenti aiuta le imprese a ridurre i costi, diminuire le ore di lavoro e accelerare i processi, grazie alla conversione del cartaceo in file elettronici che possono essere archiviati, gestiti e recuperati in modo semplice.

La soluzione è in grado di scannerizzare tutta la corrispondenza, i file stampati, le email, i documenti d’ufficio o i fax e di trasformarli in documenti digitali, ad esempio file compressi in MRC o PDF e PDF/A ricercabili e indicizzati. Grazie alle loro dimensioni ridotte e all’eccellente qualità visiva, questi file sono perfetti per l’archiviazione a lungo termine. Possono inoltre essere letti su vari tipi di dispositivi elettronici, sono accessibili da locazioni remote e possono essere archiviati in modalità centralizzata in biblioteche digitali, archivi elettronici o sistemi di gestione di documenti (DMS). Questo accesso rapido e da ogni postazione ai documenti aziendali archiviati in digitale (con diritti di accesso definiti) può accelerare in significativamente i processi e aumentare l’efficienza di un’azienda.

Vantaggi derivanti dell'utilizzo di documenti digitalizzati

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Gestione efficace dei documenti

Una volta digitalizzati e indicizzati, i documenti possono essere esportati in un sistema di gestione dei documenti e archiviati automaticamente nelle biblioteche digitali di pertinenza, dove il loro utilizzo viene monitorato, documentato e gestito.

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Facile riutilizzo di testi stampati

Se convertiti in testo editabile, i contenuti dei documenti cartacei possono essere modificati e riutilizzati in Microsoft® Word o Excel®. La conversione del cartaceo in formato editabile consente di risparmiare il tempo altrimenti utilizzato per riscrivere e reimpostare i documenti.

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Trovare il documento giusto – facilmente e velocemente

Grazie ai sistemi di ricerca elettronica è possibile trovare e visualizzare in pochi secondi qualsiasi documento che contenga le parole chiave corrispondenti nel testo o le informazioni pertinenti nei metadati, evitando le estenuanti ricerche manuali pagina per pagina.

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Accedere ai documenti – sempre e ovunque

I documenti digitali archiviati in un deposito centrale possono essere consultati a qualunque ora del giorno e delle notte ed essere velocemente condivisi per e-mail. Si eviterà così di perdere tempo per fare copie di documenti cartacei da dover poi distribuire.

Scenari di utilizzo

Fornitori di di servizi di scansione

  • Digitalizzare volumi medi e elevati di documenti (TIFF, JPEG) in modo rapido.
  • Eseguire simultaneamente processi di elaborazione documenti e conversione PDF per clienti diversi sullo stesso server.
  • Ottenere documenti ricercabili in un’ampia gamma di formati e in più di 190 lingue, grazie all’utilizzo delle tecnologie di riconoscimento intelligente di ABBYY.

Banche e assicurazioni

  • Trasformare tutti i documenti importanti in formato PDF o PDF/A per poterli archiviare a lungo termine e ritrovare in pochi secondi.
  • Rendere i dati relativi alle transazioni trasparenti e visibili tramite potenti funzioni di estrazione delle entità, permettendo controlli di denaro, date, organizzazioni, locazioni e persone.

Istituti e dipartimenti legali

  • Salvare tutti i documenti, contratti e fax relativi ai vari casi come PDF ricercabili.
  • Trovare in modo rapido documenti e citazioni utilizzando tag e la ricerca intelligente.
  • Trovare in modo semplice le entità chiave, incluse persone, locazioni, organizzazioni, date e denaro per l’e-discovery.

Altre organizzazioni

  • Facilitare la comunicazione digitalizzando la corrispondenza in arrivo come fax e lettere.
  • Riconoscere e convertire piani dicostruzione e disegnie per poterli salvare, condividere e attualizzare in modo semplice.
  • Convertire libri, biblioteche e archivi universitari per offrire l’accesso pubblico in tutto il mondo tramite web.

Cosa dicono i nostri clienti

"Avevamo bisogno di una soluzione OCR in grado di gestire facilmente una moltitudine di file differenti. La soluzione di ABBYY è stata confrontata con il prodotto OCR in uso e con alternative di altri fornitori che non avevamo ancora testato prima. ABBYY è risultata essere nettamente al di sopra della concorrenza in termini di semplicità di utilizzo, precisione e velocità di elaborazione."

Alan Price,
Direttore tecnico del Gruppo RWS

La soluzione OCR avanzata di ABBYY per la digitalizzazione totalmente automatizzata dei documenti e la loro conversione in formato PDF permette di trasformare rapidamente grandi volumi di documenti aziendali in formati elettronici, adatti all’archiviazione digitale a lungo termine e alla gestione dei record. La soluzione si installa rapidamente in qualsiasi infrastruttura IT ed è in grado di elaborare centinaia di pagine digitalizzate al minuto, ossia milioni di file cartacei digitalizzati al mese, e di convertirli in file PDF e PDF/A ricercabili.

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Storie di successo dei nostri clienti

La compagnia assicurativa sanitaria tedesca AOK si affida all'OCR su server per gestire la documentazione legale (in inglese).

CaixaBank

CaixaBank utilizza una soluzione basata sulla tecnologia ABBYY FineReader Engine per digitalizzare archivi di 25 milioni di documenti (in inglese).

CMD

L’azienda nordamericana CMD converte automaticamente milioni di documenti di costruzione e di piani di progetto estremamente complessi e di formato voluminoso (in inglese).

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