ABBYY<sup>&reg;</sup> FlexiCapture<sup>&reg;</sup> ABBYY® FlexiCapture®

Trasformare i documenti aziendali in valore per l'azienda

Eliminare problemi nei processi che richiedono un elevato numero di documenti.

IMMISSIONE DEI DOCUMENTI AUTOMATIZZATA

ABBYY FlexiCapture elabora automaticamente tutti i tipi di documenti da file e scanner in un unico flusso, inclusi formati Office di documenti e immagini, allegati email e il corpo dei messaggi.

I documenti creati digitalmente possono essere elaborati con:

  • Microsoft Office, se installato, se il suo utilizzo è permesso nelle impostazioni e se sono stati forniti login e password validi.
  • LibreOffice, se installato e se il suo utilizzo è permesso nelle impostazioni.
  • Il convertitore integrato, se nessuna opzione menzionata precedentemente può essere utilizzata.

CLASSIFICAZIONE AUTOMATICA DEI DOCUMENTI

La classificazione dei documenti automatica basata sulle reti neurali consente di ordinare i documenti per tipo (ad es. patenti, estratti conto bancari, modelli fiscali, contratti, fatture, ecc.) e sottocategorie personalizzate (ad es. fatture del fornitore A, fatture del fornitore B, ecc.), per modelli di contenuto di testo e immagine.

Il sistema apprende velocemente e facilmente e agisce come un classificatore automatico; è sufficiente fornire una serie di documenti campione (non meno di 10 documenti per ciascun tipo) e specificare la classe di riferimento per ciascun documento all'interno della serie. Il sistema non solo definisce il tipo di documento ma seleziona la corretta definizione di documento per un'ulteriore elaborazione dei contenuti.

Per molti scenari reali, è possibile modificare facilmente il rapporto precisione/recupero: è sufficiente priorizzare recupero oppure precisione o utilizzare la modalità “bilanciata”.

RICONOSCIMENTO

Nella fase del riconoscimento, le immagini dei documenti sono assemblati in documenti multi-pagina o in set di documenti. Il loro contenuto e i dati sono estratti in modo intelligente e convalidati automaticamente senza bisogno di intervento manuale.

Assemblaggio automatico: documenti di diverse pagine da singole pagine

Questo compito può essere eseguito sia da separatori (ad es pagine vuote inserite tra i due documenti), contatori di pagine oppure con l'aiuto di algoritmi di classificazione basata sulle reti neurali che eseguono automaticamente l'identificazione.

Set di documenti

ABBYY FlexiCapture esegue controlli di consistenza per assicurare che tutti i documenti relativi ad un caso siano raggruppati correttamente in un set completo. Per uno scenario di Case Management, è possibile il confronto di:

  • Campi chiave, marchi, foto o firme di documenti differenti, visualizzando i campi principali sullo stesso caso.
  • Dati rilevanti all’interno di database dell’azienda con i dati estratti.

Tecnologie estremamente precise di OCR/ICR/OMR e riconoscimento di codici a barre:

  • Riconoscimento ottico dei caratteri (Optical Character Recognition - OCR) su testi stampati fino a 200 lingue.
  • Riconoscimento intelligente dei caratteri (Intelligent Character Recognition - ICR) su testi scritti a mano in stampatello in oltre 130 lingue.
  • Riconoscimento di codici a barre per numerosi codici 1D e 2D.
  • Riconoscimento ottico di contrassegni (Optical Mark Recognition - OMR) per numerose marcature.

La convalida automatica comprende:

  • confronto con i database
  • conformità alle regole di convalida integrate
  • compliance con i formati
  • normalizzazione dei dati
  • controlli definiti dall’utente

ESTRAZIONE DEI DATI

ABBYY FlexiCapture estrae automaticamente i dati da vari tipi di documenti cartacei o digitali, strutturati e non strutturati, come richieste di ipoteche, dichiarazioni dei redditi, questionari, richieste di carte di credito, contratti, fatture, e-mail dei clienti e molto altro.

VERIFICA

La Stazione di Verifica permette di controllare se i campi estratti combaciano con quelli del documento originale. In alternativa, la verifica può essere avviata manualmente utilizzando la Stazione di Verifica basata su Web, facilmente accessibile ad un operatore di verifica da qualsiasi postazione fisica. Possono essere usate le seguenti tecniche:

Verifica per gruppo

La verifica per gruppo consente di verificare marcature o cifre simili all’interno di un batch di documenti, visualizzando tutte le versioni trovate in un’unica finestra di verifica.

Verifica per campo

La modalità di verifica per campo permette il controllo automatico dei campi dati uno per uno o di tutti i caratteri in un campo.

Verifica nella finestra di documento

I campi dati riconosciuti possono essere visualizzati contemporaneamente e confrontati con l’immagine del documento originale. I caratteri non chiaramente riconosciuti (ad esempio testo o note scritti a mano) possono essere digitati manualmente nei campi.
Una Stazione di Verifica basata su Web implementata in un sistema terzo può essere accessibile tramite tecnologia di Single sign-on (utilizzando SAML 2.0). Gli utenti interagiscono con la Stazione di Verifica basata su Web integrata allo stesso modo con cui interagiscono con una stazione non integrata.

ESPORTAZIONE DEI DATI

ABBYY FlexiCapture esporta automaticamente i dati riconosciuti in diversi formati o in banche dati, sistemi di archiviazione e altre destinazioni in base alle regole definite dall’utente:

  • Repository aziendale per l'archiviazione dei file – SharePoint, Laserfiche, ecc.
  • Database compatibili con ODBC – Oracle, Microsoft SQL Server e Microsoft Access.
  • Sistemi ERP e CRM. SAP, Microsoft, IBM, Sage, MYOB, Acumatica e altri.
  • Integrazione semplice con flussi di lavoro RPA per la consegna dei dati in sistemi legacy.

Esportazione di set di documenti

  • Le immagi di documenti possono essere esportate su un unico file PDF o inserite in una posizione di archivio. I file o i record di database devono descrivere la struttura del set di documenti e contenere un link per ciascuna immagine del documento.
  • I campi dei documenti (compresi i campi nei documenti figlio) devono essere esportati su database e file ODBS. Tutti i campi nei documenti figlio sono disponibili quando si imposta un'esportazione; è possibile impostare la mappatura ed eliminare le informazioni sensibili sia in una sezione del documento che in documenti collegati.

CONSOLE DI AMMINISTRAZIONE E MONITORAGGIO BASATA SU WEB

FlexiCapture offre una Console di Amministrazione e Monitoraggio basata su HTML5 per il controllo costante (24/7) da qualsiasi luogo. La console offre l’amministrazione su più livelli, notifiche automatiche per errori critici e reporting completo.

Permette il monitoraggio dei tempi di elaborazione e dei picchi di carico. L’Amministratore di sistema può monitorare lo stato del sistema e la produttività del sitema in generale e di ciascun utente e ricevere notifiche su overflow imminenti del database.
Sono disponibili tre tipologie standard di report: produttività del sito, produttività dell'elaborazione e report generale sull'operatore. Questi report possono essere generati come file PDF o CSF per ulteriori analisi.

Per la generazione di report viene utilizzato Microsoft Report Viewer come strumento preconfigurato. Anche se Crystal Reports non è incluso, gli utenti che hanno questo prodotto installato sui propri computer possono continuare a utilizzarlo per creare i report.

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