Automatizzazione della
contabilità fornitori

Elaborazione automatizzata delle fatture.
Riduzione dei costi. ROI più rapido.

La soluzione di ABBYY per l’elaborazione delle fatture permette alle aziende di gestire automaticamente le fatture in entrata e copre tutte le fasi chiave nella contabilità fornitori, dall’estrazione dei dati dalla fattura, alla validazione, l’autorizzazione e la registrazione finale di tutti gli importi nel sistema di gestione ERP.

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Processi trasparenti

Acquisizione automatica delle fatture al punto di arrivo, indipendentemente dal formato o modo di provenienza. Elaborazione immediata e completa visibilità per tutto lo staff contabile.

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Riduzione di costi e tempo

Risparmio di tempo e di risorse grazie alla riduzione dell’immissione manuale dei dati e delle operazioni ripetitive. Il tempo di elaborazione si riduce da settimane a giorni.

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Qualità dei dati ottimizzata

Minima interazione manuale grazie all’estrazione automatica dei dati e ai workflow di approvazione basati sul sistema. Eliminazione di errori di gestione o smarrimento delle fatture. 

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Gestione del cash flow

Ottimizzazione della gestione del cash flow e pagamento delle fatture dei fornitori nel momento migliore, traendo il massimo vantaggio dagli sconti sui pagamenti puntuali.

Clicca per estrarre i dati da una vera fattura

Dimostrazione in tempo reale: guarda come ABBYY FlexiCapture for Invoices identifica ed estrae i dati. Clicca su uno dei campi vuoti per visualizzarne il valore riconosciuto, oppure su “ESTRAI I DATI” per acquisire i valori di tutti i campi.

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ESTRAI I DATI
MeanQ Corporation
Alpha-Betta International GmbH,
c/o Alpa-Betta Co LLC, Accounts Payable,
PO Box 14508, Saint Louis, Missouri, 63178, USA
Attn: Accounts Payable
Accounts Payable
9201098906
06/19/2014
4100812146
Catalog No. H00005076-M01 H00051232-M01 H00093974-M01
Production
Description
 
Anti-PAX2
(194-303)
mAb
Anti-CRIM1
(36-145)
mAb
Anti-ATPIF1
mAb
Ordered Qty 1.000 1.000 1.000
Shipped Qty 1.000 1.000 1.000
U/M 100ug(B01) 100ug(B01) 100ug(B01)
Amount 160.00 160.00 160.00
480.00
USD

Scopri come si adatta alle necessità della tua azienda

Componenti e tecnologie all’avanguardia per ottimizzare l’elaborazione delle fatture

  • Classificazione delle fatture in entrata e abbinamento ai fornitori
  • Acquisizione indipendente dal canale di ingresso: fatture elettroniche senza firma in formato PDF possono essere elaborate nel medesimo processo
  • Workflow di autorizzazione conformi alle “best practices” basati su regole aziendali, splitting per centro di costo e un trattamento di escalation e gestione degli errori
  • Framework per l’estrazione dati ai fini della verifica della conformità legale
  • Verifica dei dati della fattura, anche come web- client tramite browser
  • Supporto di sistemi ERP di back end per registrazione e riconciliazione
  • Autoapprendimento e training per ridurre al minimo i tempi e semplificare l'adattamento a nuovi fornitori con layout di fattura differenti
  • Confronto dei dati dell’ordine e dei fornitori per abbinamento delle posizioni con i dati master
  • Monitoraggio e audit trail delle transazioni relative alle fatture

La soluzione di ABBYY comprende le seguenti componenti chiave: raccolta delle fatture provenienti da diversi canali, lettura e verifica automatizzate della fattura, elaborazione immediata (corrispondenza ordini di acquisto e controlli automatici) e gestione delle eccezioni (controllo manuale).

Un riconoscimento di alta qualità dei dati delle fatture orientato su un sistema di regole definito accerta che la fattura sia conforme alla legge del rispettivo paese di origine.

Workflow di autorizzazione conformi alle best practices consentono di indirizzare le fatture per l’autorizzazione ai responsabili di competenza.

Elaborazione automatizzata di fatture elettroniche senza firma digitale:

  • Meno costi eliminando le spese postali, di imbustamento e di spedizione per i fornitori
  • Non occorre più aprire e scannerizzare le fatture manualmente
  • Fatture inviate direttamente al processo di elaborazione dei documenti
  • Possibilità di archiviare le fatture direttamente al momento della ricezione

Un’iniziativa dell’Unione Europea dispone che a partire dal 2014 le aziende possano inviare fatture elettroniche non firmate. I vantaggi per i fornitori e i destinatari delle fatture sono evidenti: riduzione dei costi grazie all’eliminazione delle procedure manuali.

La soluzione di ABBYY consente alle aziende di elaborare le fatture elettroniche in entrata in modo automatico. Le caselle di posta che ricevono le fatture digitale possono essere monitorate automaticamente. L’allegato, solitamente un PDF, viene verificato e trasferito alla fase di riconoscimento OCR (optical character recognition).

Le fatture, sia in formato cartaceo che elettronico, possono essere inviate ed elaborate in un unico workflow. La fattura elettronica in arrivo viene controllata con la stessa procedura di verifica usata per le fatture cartacee scannerizzate. In caso di errore, la fattura viene collocata in una specifica coda per essere elaborata separatamente.

La fattura elettronica viene depositata in un archivio insieme alla e-mail originale e resta così al sicuro e disponibile per una verifica successiva.

Storie di successo dei nostri clienti

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PepsiCo era alla ricerca di una soluzione per eliminare il dispendioso inserimento manuale dei dati da fatture e note di credito nel sistema SAP (case study in inglese).

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Il Shared Services Centre dell’azienda internazionale di servizi logistici Rhenus acquisisce ed elabora fatture ed altri documenti con la soluzione di ABBYY (case study in inglese).

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Adactus Housing riduce i costi e i tempi di immissione dati ed elaborazione delle fatture, grazie alla soluzione data capture di ABBYY (case study in inglese).

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